הפרויקט הבא הינו דוגמא למצב שבו – טכנולוגיה ו DNA של ארגון נפגשים – אפילו השמיים הם לא גבול

כדי להבין את עוצמת השפעתה של האפליקציה על התרבות וההתנהלות היומיומית בחברה שלנו, אנחנו צריכים לחזור קצת אחורה, ולהבין איך החיים הארגוניים שלנו בהרץ, נראו עד אז – כ-40% מהעובדים שלנו לא מחוברים למחשב, כך שהתקשורת הייתה באמצעות המנהלים בלבד. רק מה, היכולת של מנהלים שעובדים ללא הרף, מוגבלת, ולכן הציפיה שכל המסרים יעברו לעובדים בזמן ובטונים הנכונים, לא ריאלית. גם ההדרכות המנדטוריות ותהליכים תפעולים ארגוניים 'נופלות' על המנהלים. כאשר מדובר במנהלים עם עשרות עובדים, שעיקר עבודתם מתבצעת בשטח, זה  מקור משמעותי לתסכול שלהם וגם של צוות משאבי אנוש שעסוק באין סוף אדמיניסטרציה.

בנוסף, מאחר וערוץ התקשורת המרכזי היה המייל המסרים הגיעו בעיקר 'מלמעלה'- כאשר מסר עובר בכיוון אחד, היכולת לשתף או להשמיע את קולות העובדים נמוכה, המקום והמשמעות של העובד ביום יום כמעט ולא קיימת. גם אחוזי הגיוס שנבעו מפעילות של "חבר מביא חבר" הושפעו מיכולת הקליטה הנמוכה של העובדים את המסרים השונים בערוץ אחד, והיו נמוכים ביחס לרפרנס.

החלום שלנו היה  לייצר חיבור יום יומי בין העובדים לחברה. חיפשנו כלי טכנולוגי חדשני , נגיש מאד, שיאפשר לנו מקסימום שיתופיות, שיח פתוח, משמעות לעובד, ובעיקר להזכיר להם מידי יום שהם עובדים בחברה הכי טובה שיש. לכולנו היה ברור  שאין מתאים יותר מאשר פלטפורמה שנמצאת בנייד, כי מי מאתנו לא נמצא איתו 24/7? וכך החלום הוביל למציאות שעלתה על המצופה.

יצאנו לדרך

הגדרנו מטרות: חיבור לכל העובדים בחברה בכל מקום ובכל זמן, חיזוק המחוברות לחברה והתייעלות מערכתית.

בחרנו את הכלי לאחר בחינה מעמיקה של כל אחת מהחלופות הרלוונטיות. בסופו של דבר בחרנו את Eloops -אפליקציה אינטראקטיבית שמאפשרת העברת מסרים ארגוניים שונים ע"י כל העובדים, במתכונת דומה לרשת חברתית ובהתאמה לתפיסה צעירה של היום.

 גייסנו את השותפים הפנימיים שלנו – מערכות מידע, נציגי הנהלה, שיווק, צוות מש"א.

יצרנו שפה מיתוגית לאפליקציה תואמת השפה המיתוגית של Hertz – התחלנו עם שיתוף העובדים בבחירת השם באמצעות תחרות. יצרנו שפה מיתוגית שמתמקדת בדמויות מגוונות של גיבורי על כמטאפורה להתייחסות שלנו לעובדים כגיבורי הארגון. כל הדמויות הן דמויות אנושיות שפועלות יחדיו.

רתמנו את ההנהלה – החל משלב היותם בפיילוט ועד שהם הפכו להיות משתמשים פעילים ונלהבים כמו שאר העובדים.

הגדרנו את עוגני התוכן החשובים לנו – תוכן שמחזק את ערכי ומטרות החברה, ריכוז כל מה שמעניין את העובד במקום אחד, FUN, חיבור להנהלה, אוריינטציה לעובד חדש, לומדות רגולטוריות, והוספנו איפיונים לאפליקציה כך שיתאימו לצרכים הארגוניים.

יצרנו אסטרטגיית תוכן ותוכנית עבודה שנתית פרטנית, אשר עוזרת לנו לבסס את אחד הקווים המנחים שקבענו לעצמנו: שמירה על רמת ריגוש גבוהה וציפייה לדבר הבא. 

ב- 12/7 עלינו לאוויר בהשקה חגיגית. תקופת הקורונה העמיקה את הצורך של העובדים בתחושת שייכות למשהו גדול אחד, ולתחושת אופטימיות ותקווה ליום חדש – האפליקציה נתנה מענה מושלם לצרכים האלה. מהרגע שהעובדים 'נתפשו' על האפליקציה לנו נותר רק להמשיך ולייצר ערך קבוע ומרגש. 

גם בהמשך ההטמעה, תקופת הקורונה עזרה לנו להעביר את ערכה החשוב של האפליקציה כעוגן בחיי העובד – עדכונים, פעילויות פרסום הטבות והרצאות, שיתוף בעשיה – והכל זמין, פשוט, באווירה קלילה, אופטימית ושקופה. 

והתוצאה?

עם 100% מהעובדים שהתחברו לאפליקציה, היא כמובן הפכה להיות כיכר העיר של החברה – מרכז הטראפיק שלנו לשיתוף, שמחה, מידע, אדמיניסטרציה, מונעת ע"י עובדי הארגון ולא תלויה רק בפעילויות של צוות מש"א המוביל אותה. 

• התפוקות של העובדים עלו והביאו לתוצאות עסקיות מצוינות יחסית לכזו שנה מאתגרת – בזכות השמירה על המחוברות והאמונה שהארגון חזק מספיק לצאת מהמשבר 
• הגיוס באמצעות פעילות חבר מביא חבר עלה ל-50% בעקבות העברת פרסום המשרות לאפליקציה 
• תוך פחות משנה הפכנו להיות הארגון עם כמות האינטראקציות הכי גבוהה פר עובד
• פינוי זמן אדמיניסטרטיבי למנהלים ע"י העברת תהליכים ארגוניים לאפליקציה, ולא בכדי- כ-80% מהעובדים הצהירו שהאפליקציה ייעלה להם את השקעת הזמן בתהליכים הארגוניים
• ההשפעה של האפליקציה על התוצאות העסקיות הייתה כל כך חזקה עד שגם חברי ההנהלה החמיאו על כך 

חדשנות

עיקר החדשנות מבוססת על תפישת האפליקציה כפתרון הוליסטי שנוגע לכל חיי העובד בארגון.

יחד עם Eloops אנחנו מייצרים חדשנות כמענה לאתגרים שלנו אבל לא רק עבורנו. כל פתרון חדשני שאנחנו מיישמים נכנס כפיצ'ר נוסף באפליקציה ונותן מענה גם לחברות אחרות.

בנינו את תכניות העבודה שלנו בשיתוף עם כלל העובדים על בסיס הפלטפורמה הדיגיטלית.

פיתחנו מתחם אליו יכול העובד להיכנס ולמלא טפסים מנהלתיים של הארגון – הפכנו את אחד ממקורות התסכול התפעוליים של העובדים לזמין, שקוף, ידידותי וחביב.

יצרנו פתרונות לשומרי כשרות כדי שגם הם יוכלו להיות מחוברים אלינו ואל חבריהם באמצעות האפליקציה. 

חלמנו, הגשמנו ועכשיו אנחנו משתפים. בהצלחה!