באוניברסיטת אריאל בשומרון לומדים כ-15,000 סטודנטים. באוניברסיטה כ-1,000 מרצים, אנשי סגל בכיר ומרצים מן החוץ. האוניברסיטה מוגדרת מגזר ציבורי בהיותה מוסד מתוקצב ע"י המועצה להשכלה גבוהה.

ב-12/03/2020 הודיע ראש הממשלה בנימין נתניהו כי החל מהיום למחרת 13/03/2020 ייסגרו כל מוסדות החינוך במדינת ישראל, ובתוכם האוניברסיטאות. עם קבלת הידיעה, נדרשנו לקבל החלטה מהירה כיצד לפעול. באוניברסיטת אריאל הייתה קיימת תשתית כלשהי של למידה מרחוק, אבל התשתית לא הייתה מספקת על מנת שכלל המרצים יוכלו לקום מחר בבוקר ולהתחיל ללמד דרך מערכת מקוונת.

האתגר:

יחידת המחשב באוניברסיטה נדרשת להכשיר כ – 1000 מרצים להוראה על מערכת מקוונת ב -4 ימים בלבד בין ה-15-18/03/2020 וזאת על ידי בצוע הדרכות יזומות ואישיות, ושמירה על הנחיות משרד הבריאות למניעת התקהלות. 

הקשיים:

• עקב הקורונה קושי בזמינות כוח אדם באגף המחשוב לטובת נושא זה. 
• משך ההדרכה במצב של לחץ בזמנים: כל הדרכה אורכת כשעה. יש צורך בזמינות לאורך כל שעות היום למרצים שזקוקים לכך.
• נדרשת הדרכה אישית לכל מרצה, להתגברות על הרגלים של שנים כשלעיתים מדובר באנשי סגל מבוגרים או במרצים שהשימוש באמצעים טכנולוגיים רחוק מהם.
• רכישת הדרכה חיצונית נתקלה בקשיים עקב עומס כללי שנוצר בארץ לשימוש בכלי למידה מרחוק.
• עלתה אופציה של הכשרת עובדי מהמזכירות האקדמית כ- 20 איש להדרכת המרצים. מדובר בגורם מסייע חיובי, אך לא מספיק (מוגבל בשעות עבודה ופוגע בעבודה השוטפת).

הפתרון שיזמנו באגף למשאבי אנוש: "תוכנית המדריכים" בשיתוף עם אגף המחשוב

• גיוס סטודנטים של האוניברסיטה שעקב הקורונה פנויים וזקוקים לעבודה.
• ניתן להגיע אל הסטודנטים במהירות ובקלות דרך הרשתות החברתיות- תהליך גיוס מהיר.
• ניתן לעבוד מרחוק כך שאין חשש להידבקות או לעבירה על ההנחיות.
• כל סטודנט יעבוד על המחשב האישי והטלפון שלו כך שניתן יהיה לתת את השירות מכל מקום ובכל שעה כולל שעות הערב.
• גיוס של הסטודנטים ומיונם יבוצע ע"י מדור גיוס באגף משאבי אנוש.
• ביצוע הכשרה של המדריכים והליווי המקצועי יבוצעו ע"י האגף למחשוב.
• ניהול מערך מעקב וביצוע של ההדרכות במערכת משותפת לניהול העמידה ביעדים.

התוצאה:

• ביום שישי 13.3.2020 בשעה 15:00 פורסמה הודעה לסטודנטים בקבוצות שונות בפייסבוק לגיוס לפרויקט.
• במוצ"ש 14.3.2020 מוינו כ -200 פניות ונערכו ראיונות טלפוניים עם המועמדים.
• ביום ראשון 15.3.2020 זומנו כ – 50 מועמדים לקבלת הדרכות (בקבוצות של  10 לפי המגבלות ) .
• באותו יום ראשון כבר בשעה 13:00 החלו ראשוני המדריכים ליזום פניות למרצים לצורך מתן ההדרכה.
• ביום רביעי 18.3.2020 כל המרצים כבר עברו הדרכות וסמסטר ב' נפתח במועדו.

גמישות תוך כדי תנועה:

מספר ימים מתחילת ההדרכות נאלצנו לעבור למערכת למידה אחרת ואז גויסו כ-10 מדריכים נוספים (שהפעם נאלצו לקבל בעצמם הדרכה מרחוק עקב החמרת ההנחיות).

הדרכנו מחדש את כלל המרצים גם על המערכת הנוספת.

בסיכום סופי: בשיתוף פעולה מלא ורציף בין האגף למשאבי אנוש לאגף המחשוב, בתוך פחות משבועיים הודרכו כ-1000 מרצים על 2 מערכות, ע"י כ- 60 סטודנטים. סמסטר ב' נפתח בזמן, כולו בלמידה מרחוק וכמעט ללא תקלות.