רקע

עמותת לביא היא תאגיד – חברת בת של עיריית ירושלים ופועלת כזרוע הביצועית של מינהל חינוך ירושלים בפרויקטים חינוכיים בעיר. בעמותה מועסקים בממוצע כ-6,200 עובדות ועובדים במגוון רחב של מקצועות חינוכיים

חזון העמותה: "העמותה מקדמת ומפתחת את החדשנות בחינוך ובקהילה בהתאמה למגזרים השונים ברחבי העיר. העמותה פועלת מתוך ערכים של שירות, מצוינות, הוגנות ושיתוף פעולה".

בעבר, תהליך העסקה של עובדים חדשים התבצע באמצעות "בקשת העסקה: "טופס המפרט את תנאי העסקתו של העובד  וחתום ע"י הגורמים המאשרים הן מבחינה תקציבית והן מבחינה פדגוגית. טופס זה היווה אסמכתא לכך שהעובד אמור להגיע למשרדי העמותה כדי לחתום על חוזה שלאחריו יקבל שכר. התהליך כולו בוצע באמצעות טפסים, מיילים, (פקס…) ובוצע מעקב "ידני" על מאות בקשות ההעסקה. הדבר יצר עומס על אגפי משאבי אנוש ושכר, טעויות, אובדן חלק מבקשות העסקה, צורך בתשלומי מפרעות, פער במעקב סדור, העסקה בדיעבד וקשיי תקשורת ושיתופי פעולה בקרב הגורמים המעורבים בתהליך, עומס רב בהמתנה פיסית במשרדי העמותה לחתימה על חוזה העסקה וכדומה.

התהליך- בשנים האחרונות, היקף המועסקים גדל באופן משמעותי וגדל תוך שנים ספורות מכ-1,500 מועסקים למעל 6,200 מועסקים ולאור זאת, בכל שנה מתווספות בקשות העסקה רבות לקליטת עובדים. כחלק מחזון מטרות העמותה ותפיסת השירות, הוחלט לאפיין ולבנות בשיתוף פעולה עם חברת מל"מ שכר מערכת בקשות העסקה מקוונת שמטרתה פישוט התהליך, הנגשה, התייעלות, צמצום זמני המתנה, איכות שירות, צמצום טעויות, יכולת בקרה ומעקב, חסכון בנייר עם דגש להתממשקות עם מערכת השכר.

התהליך

מערכת זו נועדה בראש ובראשונה לייצר חווית לקוח למנהלים הקולטים ולעובדים הנקלטים לעבודה בעמותה, באמצעות תהליך מונגש, ידידותי, מהיר, מקוון ולהקל על המורכבויות השונות.

לאחר כשנה של עבודה על המערכת שכללה פיילוטים מול מספר פרויקטים ועדכונים של המערכת בהתאם, בחודש אוגוסט 2019 התחלנו לעבוד באופן מלא על המערכת ומאז ועד היום נקלטו כ-2,500 עובדות ועובדים!

המערכת מאפשרת לכל הגורמים הרלוונטיים בהליך קליטה של העובד החל ממנהל הפרויקט\בית הספר ועד לרכזת משאבי האנוש –  מעקב, בקרה ושקיפות מלאה, דבר המאפשר לבחון את הבקשה מהצד התקציבי והפדגוגי. לאור העובדה שאירועי המשא"ן מסתנכרנים באופן מידי למערכת מל"מ, טפסי הקליטה וחוזה העסקה נסרקים באופן אוטומטי וחשבת השכר מקלידה את נתוני השכר בלבד- הדבר שחוסך זמן רב. כמו כן, העובד אינו נדרש להגיע למשרדי העמותה כפי שהיה בעבר, כל המסמכים שחתם עליהם באופן מקוון מגיעים לדוא"ל האישי שלו והוא מקבל פרטי התקשרות מלאים.

בסקר שביעות רצון שנערך בדצמבר 2019, מערכת בקשות העסקה דורגה בסקלה מ-1  (לא מרוצה כלל) ל-5 (מרוצה מאוד) בציון 4.3!

חדשנות

כחלק ממטרותיה של העמותה להעניק ללקוחותיה שירות מהיר מלא ומקצועי בעזרת שימוש בטכנולוגיות לשיפור חווית השירות והמקצועיות בעמותה, מערכת בקשות העסקה שמה את לקוחותיה במרכז, מייעלת תהליכי עבודה, מונעת טעויות ואף מאפשרת שקיפות מלאה לכל הגורמים בתהליך הקליטה של העובד. אנו, כאמונים על ההון האנושי בארגון, חשוב להמשיך לשרת את לקוחותינו ועובדינו ולייעל תהליכים בתחום משאבי האנוש.