Ness היא חברת שירותי מערכות מידע מהמובילות בישראל, המספקת מגוון פתרונות ושירותים ליותר מ- 500 לקוחות מכלל מגזרי התעשיה בפריסה ארצית. עובדי החברה הם בליבת העשייה העסקית, ומדי שנה נקלטים לפעילויות השונות מאות עובדים חדשים.

כחברה ששמה דגש מתמיד על יצירת חוויית עובד חיובית ועל תהליכי חדשנות מתמדת, התחלנו לפני כשלוש שנים לבחון כיצד ניתן להפוך גם את תהליך ה- Onboarding, שער הכניסה לארגון, לפשוט יותר, נעים יותר ועדכני הרבה יותר. משבר הקורונה, שפרץ במרץ 2020, רק הוכיח לנו עד כמה חשובה ומהותית הייתה ההשקעה.

כאמור, ל- Ness יש אופי ייחודי. העובדים שלנו יושבים באתרי לקוח ופזורים ברחבי הארץ מהצפון ועד הדרום. כל המועמדים לחברה עוברים תהליך גיוס מסודר, הכולל בסיומו הצעת שכר, חתימה על חוזה ותהליך קליטה במחלקת הגיוס במטה החברה בקרית עתידים, ת"א.

בפתח הפרויקט ערכנו מיפוי צרכים וגילינו כי:

1. תהליך קליטת עובדים חדשים כלל הרבה אדמיניסטרציה וניצול משאבים לא יעיל:

• רכזות הגיוס השקיעו זמן יקר בכתיבת חוזים ובאדמיניסטרציה שמסביב
• שעות עבודה רבות הוקדשו להקלדת נתונים מטפסי נייר אל מערכת ה-SAP
• התהליך כלל עלויות

1. גבוהות (ניירות, הדפסות, ציוד משרדי, ארכיון וכוח אדם זמני)
   היה פוטנציאל לטעויות בשל העבודה הידנית והשינוע הרב של ניירות
2. וחשוב מכל, למועמד (ואחר כך העובד החדש) הייתה חווית קליטה מסורבלת, שאינה הולמת את אופי החברה

שאפנו מצד אחד לבנות מנגנון חכם בעל תרומה עסקית גבוהה יותר, ומצד שני לייצר חוויה חיובית לעובד החדש ולכל אחד מגופי המטה השותפים לתהליך, בהיותו דיגיטלי, מקוון וידידותי למשתמש.

לאחר שבחנו פתרונות קיימים בשוק, הבנו כי החזון שעמד לנגד עינינו לא יוכל להתגשם במסגרת מערכות מדף קיימות, גם לאחר התאמות, והחלטנו להשתמש במיטב המשאבים שלנו, ולבצע פיתוח inhouse.
כששלב הפיתוח הראשון הסתיים, יצאנו לפיילוט ומשם להשקת המערכת: אז נעים להכיר – Starter!

העלייה לאוויר חולקה לשתי פעימות: במרץ 2019 כל הטפסים יצאו משימוש, נכנסה Starter ותהליך הקליטה החל להתבצע באמצעות iPad. ביולי 2020 המערכת החלה לייצר חוזים אוטומטיים ונספחים יחד עם חתימות דיגיטליות.

אנחנו מאוד גאים בתהליך ה-Onboarding החדש שלנו:

1. יצרנו חווית קליטה יוצאת דופן לעובדים החדשים – מילוי טפסים ב- iPad, החוזה מופק אוטומטית ונשלח במייל/ סמס, החתימה היא עם האצבע, על הסלולרי… ואלה רק חלק ממאפייני המערכת
2. יצרנו הלימה בין חוויית הקליטה של עובד חדש למיתוג המעסיק של Ness כארגון טכנולוגי, חדשני ומתקדם
3. הענקנו לגופים השותפים לתהליך הקליטה חוויית עבודה דיגיטלית, נעימה, יעילה וממוקדת מטרה
4. תרמנו לשורה התחתונה בכך שקיצרנו את ה- Time to Board
5. חסכנו נייר, משאבי זמן וכוח אדם רבים, עלויות אדמיניסטרציה וארכוב מסמכים
6. הגברנו את השליטה ובקרה על התהליך ושיפרנו את איכות התוצרים