SANOFI
סאנופי היא חברת תרופות גלובאלית, עם יותר מ- 100,000 עובדים בכ- 100 מדינות בעולם, כאשר הסניף בישראל מונה כ-200 עובדים.
משבר הקורונה והמציאות הבלתי צפויה, יצרו עבורנו קרקע פורייה לשינוי חשיבתי ותפיסתי. ראינו בכך הזדמנות ומיד הפכנו את הלימון ללימונדה. מצד אחד, אנחנו לא נפגשים, כולנו עובדים רק מהבית, מחוברים און ליין ובמדינה סגר כללי. מצד שני, עובדים רבים הביעו רצון להישאר מחוברים למרות הריחוק, לתרום, לחלוק ידע ובעיקר לעבור את זה יחד.
בשיתוף עם אחת ממנהלות המוצר בארגון הקמנו מיזם מיוחד לאור התקופה, החוצה גבולות פיזיים ומעורר את הדמיון: פלטפורמת הדרכות זום, בשם CoreOn, שבה כל העובדים יכולים היו להפוך למרצים בכל תחום (כמעט) ולשתף בידע, במיומנויות ובייחודיות שלהם:
- ידע אקדמי שרכשו
- שיתוף ברעיונות יצירתיים ויוזמות
- שיתוף Best Practices
- תחביבים מעניינים
- חוויות מסקרנות
- מיומנויות מיוחדות
- ועוד
בין המטרות שעמדו לנגד עינינו היו הקמת פלטפורמה לשיתוף ידע והפיכתו לנחלת הכלל, הרחבת אופקים והתעדכנות בעשייה, שיתוף ברעיונות יצירתיים ויוזמות, שמירה על המחוברות והגדלת הממשקים וההיכרות בין העובדים, השריית תחושת אופטימיות וניצול נכון של הזמן עד החזרה לשגרה. וכל זאת מבלי לבזבז משאבי זמן וכסף.
העובדים נרתמו בהמוניהם, בממדים שאפילו הפתיעו אותנו. רבים מהם הדריכו והיתר נכחו והשתתפו באופן פעיל בהדרכות השונות. לא עבר כמעט יום בלי הדרכה. בתקופה של חודש וחצי כיסינו: 32 הרצאות, 30-150 משתתפים בכל הרצאה אשר הסתכמו לסך של כ- 1,280 משתתפים ו- 1,920 דקות של העשרה וידע. יחד הרגשנו מחוברים יותר מתמיד ולמשך דקות רבות לא התעסקנו בקורונה.
ההצלחה היתה מסחררת. כל היעדים הושגו במלואם וניתן לראות זאת בתוצאות הסקר:
- 67% ענו בחיוב על השאלה "האם במסגרת המיזם נחשפת לעובדים שלא הכרת קודם?" מה שמצביע על פתיחת מחסומים חברתיים, הגדלת הממשקים וטווח ההיכרות בין העובדים.
- 91% מהעובדים השיבו שבאמצעות הפרויקט הם נחשפו לתכנים שלא הכירו קודם לכן.
- 94% ענו בחיוב על השאלה "האם להמשיך עם פרויקטים דומים חוצי ארגון?" תוצאה זו היתה משמעותית ביותר עבורנו, והצביעה על כמה חשובה לעובדים פעילות חוצת ארגון, רצון לשייכות לחברה, אהבה לעובדים ואהדה לפרויקט.
עיקרי החדשנות בפרויקט:
- שם המיזם CoreOn מייצג את הליבה והעושר
שיש בכל אחד מאיתנו, ומשלב את רוח התקופה - הפיכת משבר להזדמנות
- יצירת פלטפורמה יש מאין
- העצמת השימוש בכלים ומיומנויות דיגיטליים
- פרויקט ללא מימון תקציבי
- פריון העבודה לא נפגם
- כלי ל engagement של העובדים ושמירה
על "שותפות" ועוצמה - הראשונים במגזר שלנו שיצאו עם מיזם כזה
- הנהגת תרבות ארגונית חדשה- יוזמה, יצירתיות ושיתוף
רקע
סאנופי היא חברת תרופות גלובאלית, עם למעלה מ- 100,000 עובדים בכ- 100 מדינות בעולם. מטה הארגון נמצא בפאריז, צרפת. הסניף בישראל מונה כ-200 עובדים בתפקידי שיווק, מכירות, מחקרים קליניים, מחלקה רפואית ומחלקות מטה כגון כספים, HR, שרשרת אספקה, רכש ועוד. כמפעל חיוני, במהלך תקופת הקורונה עבודתנו לא פחתה, אלא גברה. עברנו לעבודה מהבית, כולל אנשי המכירות שלנו שבימים כתיקונם נמצאים בשטח, ואף עובד לא הוצא לחל"ת.
עד לאחרונה, החברה בארץ מחולקת ל- 5 יחידות עסקיות, שכל אחת מתנהלת כיחידת רווח והפסד עצמאית. לאור עובדה זו, נוצר מצב שעובדים מיחידה עסקית אחת לא בהכרח מכירים את העובדים מיחידות אחרות, ואת פועלם. אנחנו כמובן מטפחים מסורות של אירועי רווחה בהשתתפות כלל הארגון, חלקם אף עם משפחות העובדים, ולמרות זאת היומיום חזק יותר, וכך יוצא שגם עובדים וגם פעילויות מוצלחות שמתקיימות ביחידה אחת לא תמיד מגיעות לידיעתם של יחידות אחרות.
בשנת 2019 הארגון הגלובאלי ייצר פלטפורמת למידה מקוונת עם אלפי תכני וידאו הזמינים במגוון שפות, וזאת כדי להנגיש לכל העובדים בכל המדינות את מיטב תכני הלמידה. לאור זאת, יצאו הנחיות גלובאליות להקפאת הדרכות מספקים חיצוניים. כך נוצר מצב בו ניצב בפנינו אתגר חדש- לתת מענה לצרכי הלמידה בארגון בישראל מבלי להוציא אותם החוצה. ולכן, קצת לפני שהקורונה הגיחה לעולמנו, פיתחנו מיזם למידה "האוניברסיטה הפנימית של סאנופי", שלצערנו לא הספיק לצאת לאור. מיזם זה היה אמור לכלול מגוון הדרכות פנים אל פנים כשהמדריכים הם העובדים והמנהלים שלנו. בסופו של דבר, במסגרת מיזם ה- CoreOn התקיימו לא מעט מההדרכות שיועדו לעבור באוניברסיטה הפנימית של סאנופי.
הצורך
נוסף על הצורך במתן מענה הדרכתי לעובדים, צץ גם הצורך לחיבור משמעותי בתקופה של ריחוק פיזי. צורך זה הגיע בראש ובראשונה מהעובדים עצמם. הדבר התחבר לרחשי העובדים שעלו עוד בסקר העמדות שערכנו ב 2019, בו רבים מהעובדים הביעו רצון להכיר את הפעילות של עובדים ממחלקות אחרות. בנוסף כחברה, חשוב לנו להראות כי כל מכשול או משבר יש בו פתח להזדמנות אדירה.
מיד עם הוצאת התקשור על מעבר לעבודה מהבית קיבלנו מספר פניות מעובדים שמעוניינים לתרום ולהפוך את הלימון הזה ללימונדה. אחת מהעובדות האלו היא מנהלת מוצר ותיקה בארגון, בעלת רעיונות יצירתיים במיוחד- טלי פרחי. יחד החלטנו להקים את הפלטפורמה. עם רוח גבית חזקה של מנהלת מש"א, חילקנו בינינו את העבודה (HRBP + מנהלת המוצר). החלטנו על גרפיקה, הוצאנו קול קורא לעובדים להדריך (נספח א'), הקמנו חמ"ל טלפונים שכלל שיח עם העובדים בניסיון לבנות היצע הדרכות רחב ככל האפשר. תוך כשבועיים הוצאנו רשימת הרצאות ראשונית שהלכה והתארכה בכל יום שחלף (נספח ב' – לו"ז לדוגמא). לאורך כל הדרך הקפדנו על עדכון העובדים בנעשה (לדוגמה נספח ג' – סיכום ביניים).
תיאור הפרויקט
הפרויקט נמשך לכל תקופת הסגר בישראל (ועוד קצת)- בין ה 2/4/2020 ל- 8/6/2020.
בהתחלה חששנו מכמות נמוכה של מרצים, או שיגיעו רק העובדים שמראש אותרו להעברת התכנים ב"אוניברסיטה הפנימית של סאנופי", אך עד מהרה התבדינו. קיבלנו מבול של פניות, רעיונות מקוריים ויצירתיים למגוון רחב מאוד של הרצאות וסדנאות העשרה. שמחנו לגלות שבין המדריכים נרתמו גם אלו שמעדיפים להימנע מחשיפה, פשוט כי הנושא הגיע מתוך עולמם ומתוך ההבנה שבכל אחד מאיתנו חבוי ידע ייחודי שלא קיים באחרים.
חלק מההרצאות היו סביב עולם התוכן המקצועי, למשל: "מערכת הבריאות הישראלית בדגש סל הבריאות", וחלקן הדרכות חווייתיות והעשרה כללית – סינית למתחילים, המוח המופלא של בני האדם, אהבה מולקולרית ועוד. היו גם תכנים בעלי אופי לימודי של ממש – קורס אקסל, פיצ'רים מעניינים במערכת Zoom ועוד. קורס אחד התקיים במתכונת שבועית וזכה לקהל מעריצים קבוע- – סדנת יוגה.
ההדרכות הוקלטו ונשלחו בסוף כל שבוע לכלל העובדים כלינקים לצפייה לכל מי שפספס או רצה לצפות בשנית.
בכל שבוע הגיעו עוד עובדים עם בקשה להדריך, או התעניינות בתכנים שניתן להעביר.
בתקופה של חודש וחצי כיסינו: 32 הרצאות, 30-150 משתתפים בכל הרצאה אשר הסתכמו לסך של כ- 1,280 משתתפים ו- 1,920 דקות של העשרה וידע. אורך ההדרכות נע בין 45 דקות לשעה וחצי, וחלקן חולקו ל 2 פעימות כדי לא להעמיס על קהל הצופים, ולאפשר להם להמשיך לעבוד במקביל.
הפרויקט נוהל באמצעות קובץ אקסל בו עודכנו נתוני ההדרכות, ועל גביו בוצעו השינויים וההתאמות הנדרשים. במקביל הוצאנו זימונים קלנדאריים עם לינק לזום לכל העובדים, והקלטנו את ההדרכות. כמו כן, עם סיום הפרויקט הוצאנו 3 סקרים כדי להעמיק את הידע ולהגיע לתובנות. סקר אחד למדריכים עצמם, סקר נוסף למנהלי המדריכים וסקר אחרון לכלל העובדים. עיקרי תוצאות הסקרים מפורטים בהמשך.
סיכום הישגים ותוצאות
היעדים שהצבנו לעצמנו בתחילת הדרך היו שאפתניים למדי:
- הקמת פלטפורמה לשיתוף ידע והפיכתו לנחלת הכלל
- הרחבת אופקים והתעדכנות בעשייה בחברה
- שיתוף ברעיונות יצירתיים ויוזמות
- שמירה על המחוברות והגדלת הממשקים בין העובדים
- השריית תחושת אופטימיות
- חשיבה קדימה וניצול נכון של הזמן עד החזרה לשגרה
השאיפה היתה לעשות זאת מבלי לבזבז משאבי זמן וכסף. המדריכים נדרשו כמובן להתכונן להדרכות, אך הידע כבר היה קיים ומוכר להם ולא גזל מהם זמן התארגנות רב. מבחינה תקציבית ההוצאה היחידה שהיתה לנו היא על עיצוב גרפי של תקשור המיזם לעובדים.
כל היעדים הללו הושגו במלואם, וזאת ניתן לראות בתוצאות הסקר שערכנו:
- בשאלה על שביעות רצון כללית מהמיזם התקבל הציון המשוקלל- 4.52 מתוך 5
- שאלה דומה הופנתה למדריכים במיזם, והציון המשוקלל שהתקבל הוא 4.65, כך שגם העובדים וגם המדריכים יצאו מהמיזם עם שביעות רצון גבוהה מאוד.
- 67% ענו בחיוב על השאלה "האם במסגרת המיזם נחשפת לעובדים שלא הכרת קודם?" מה שמצביע על פתיחת מחסומים חברתיים, הגדלת הממשקים וטווח ההיכרות בין העובדים.
- 91% מהעובדים השיבו שבאמצעות הפרויקט הם נחשפו לתכנים שלא הכירו קודם לכן
- 94% ענו בחיוב על השאלה "האם להמשיך עם פרויקטים דומים חוצי ארגון?" תוצאה זו היתה משמעותית ביותר עבורנו, והצביעה על כמה חשובה לעובדים פעילות חוצת ארגון, רצון לשייכות לחברה, אהבה לעובדים ואהדה לפרויקט.
- למעלה מ 70% מהמדריכים ציינו כי הרגישו משמעותיים בעקבות ההדרכה שהעבירו.
- מנהליהם הישירים של המדריכים נשאלו עד כמה לדעתם ההשתתפות במיזם שיפרה את המוטיבציה של עובדיהם. התקבל הציון המשוקלל- 4.13 מתוך 5
- המנהלים והמדריכים עצמם נשאלו האם לדעתם, בעקבות ההדרכה נפגמה למדריכים תפוקת העבודה. הציון המשוקלל שהתקבל לשאלה זו בקרב המנהלים הוא 1.38, ובקרב המדריכים התקבל ציון נמוך אף יותר של 1.24, מה שמראה על אבדן תפוקה מינימאלי בפרויקט שתוצריו כה עשירים ושיתף כמות רבה של עובדים.
העובדים לא מפסיקים להחמיא, לשבח ולהוקיר תודה על המיזם ביניהם גם אלו שהדריכו וניתנה להם ההזדמנות והחשיפה, וגם כאלה שהאזינו, החכימו ולמדו. הנה כמה מהמילים החמות שקיבלנו:
"מאד נהניתי ובכל פעם שהתאפשר לי להצטרף, חיכיתי בקוצר רוח להרצאה שאפו גדול"
"מיזם מקסים!!! יש הרבה עושר אנושי בחברה, ויפה מאד שמשתפים אותו"
"תודה שניתן לשמוע במוקלט. איזה יוזמה מעניינת!!"
"המיזם היה מעולה, תרם המון מעבר לידע שנרכש. התרומה הגדולה בעיני היתה ברמת המורל, העשייה הארגונית המשותפת, תחושה של שיתוף וביחד, כל זאת בתקופה מאוד מאתגרת. שאפו!"
"כל כך גיבש את העובדים בזמן הסגר וסיפק חומר למחשבה ולימוד"
לאור בקשת העובדים והתגובות שקבלנו החלטנו להמשיך עם המיזם, ועם החזרה לשגרה לאפשר לקיים שתי הדרכות בחודש. במידה ויוטל סגר נוסף במדינה, נחזור למתכונת יומיומית.
חדשנות
המיזם נבנה על יסודות של צרכים אמיתיים של העובדים שלנו וידיעה שבכל אחד ואחת מאתנו קיימת ליבה של עושר של ידע רב (Core), שאינו קיים באחר ואותו אפשר לחלוק (On). השתמשנו בפלטפורמה דיגיטלית זמינה, מותאמת לתקופת הסגר במדינה, עם תכנית יחסית פשוטה לביצוע ותפעול, שלא גוזלת משאבים יקרים כמו זמן ותקציב.
המיזם נתן מענה מידי לצרכים משולבים כגון הרחבת ידע, שמירה על פרסונליזציה, העצמת עובדים, שמירה על המוטיבציה והרגשת שייכות, שיתוף פעולה חוצה מחלקות ועוד. העובדים קיבלו את התוכן בזריזות וביעילות בדיוק בזמן ובמקום שהיו הכי זקוקים לו.
עיקרי החדשנות בפרויקט:
- הפיכת משבר להזדמנות – הכי קל היה פשוט לתת למשבר לחלוף או להיסחף עם השלכותיו על מורל העובדים. אבל, זיהינו הזדמנות והאמנו שמתוך הקושי ייצא הפריון וחבל לבזבז "משבר טוב".
- יצרנו פלטפורמה יש מאין , כאשר ה"יש" הגיע מאתנו. ההיענות של 100% מהעובדים להשתתף, בין אם כמדריכים או כתלמידים, בהרצאות יצירתיות וחדשניות.
- דיגיטל – הפרויקט גרם להרחבת השימוש באמצעים דיגיטליים, בעידן שבו המציאות מחייבת התנהלות מרחוק, ובכך הוסרה מעובדים רבים הירתעות משימוש בכלים אלו. הדבר גם השתלב עם מטרה משמעותית של החברה להגביר את המיומנות והשימוש של העובדים בפלטפורמות שכאלו.
- פרויקט ללא מימון תקציבי – החדשנות בפרויקט היא יצירת תמורה אדירה באפס השקעה כלכלית. השתמשנו במשאב הכי יקר ואיכותי שלנו- אנשים.
- פריון העבודה לא נפגם – תוצאות הסקר הוכיחו שלא נפגמה תפוקת העבודה, הן בעיני המדריכים עצמם, והן בעיני המנהלים הישירים שלהם.
- כלי ל engagement של העובדים ושמירה על "שותפות" ועוצמה – העובדים הכריעו חד משמעית בסקר (94%) שהם מעוניינים בפעילויות חוצות ארגון מסוג זה.
- הראשונים במגזר שלנו שיצאו עם מיזם כזה
- שם המיזם – CoreOn מייצג את הליבה והעושר שיש בכל אחד מאיתנו, ומשלב את רוח התקופה
- הנהגנו תרבות ארגונית חדשה – היום אנחנו יודעים לצמוח מתוך משבר בצורה יצירתית וחדשנית. הפרויקט היווה מודל לחיקוי ודוגמא לכך שדברים מצוינים יכולים לקרות מתוך משבר.