הצורך: אמדוקס היא חברה רב-לאומית שהוקמה בישראל, עם מרכזי תמיכה ופיתוח ברחבי העולם. לחברה מעל 30,000 עובדים.ות. בתקופות השיא חווינו תחלופה של 30% מכוח האדם שלנו, מספר העוזבים והנקלטים יחדיו היו למעלה מ 25,000 עובדים! כמויות הגיוסים העצומות הללו דרשו מאתנו לחשב מסלול מחדש בכל הנוגע לקליטה והכשרת העובדים החדשים. 

לאור בקשות של החטיבות העסקיות לסייע בקליטה של עובדים חדשים, מחלקת הלמידה בדקה ומצאה שיש פערי קליטה בין היחידות העסקיות בקליטת העובד החדש. לא פעם חוויית הקליטה של העובדים היתה קשה, תהליכי הקליטה היוו מעמסה גם למנהלים ולעובדים הוותיקים שהיו צריכים נוסף לעבודתם להכשיר מצטרפים חדשים, ובנוסף, מצאנו שונות רבה בתהליכי הקליטה בין היחידות. חומרי ההכשרה לקליטה היו באיכויות שונות ופזורים במגוון תיקיות או פלטפורמות.

הפתרון: "Amdocs U" היא פלטפורמה חדשנית שפותחה ונבנתה על ידי מחלקת הלמידה באמדוקס. מטרתה העיקרית היא לשפר את תהליך הקליטה של העובד בארגון או בצוות חדש ולהפוך אותו ליעיל, משמעותי וחווייתי עבור העובד והמנהל. הפלטפורמה כוללת שלושה ממשקים: ממשק עובד – שמאפשר פרסונליזציה של הקליטה, ממשק מנהל – שמאפשר יעילות ונגישות לכל תוכניות וחומרי הקליטה הרלוונטיים, וממשק מומחה תוכן – שמאפשר  בנייה, שיתוף ושקיפות.

מטרות עיקריות בבחירת הפתרון הזה: 

1. להקל על הנקלט: בשיפור חווית הקליטה, ובמעבר ללמידה עצמית ללא תלות באחרים.
2. להקל על המנהל / הארגון: ייעול התהליך, צמצוםtime to productivity , וירידה בשיעור העוזבים בשנה הראשונה
3. לשפר את איכות הלמידה: ריכוז תכנים רלוונטיים במקום אחד, שימוש חוזר ושת"פ, וניטור הלמידה.

עקרונות שהנחו אותנו בעיצוב הפתרון:

1. פלטפורמה לתמיכה בתהליכי קליטה וניוד: נותנת וודאות לעובדים חדשים מבחוץ ומבפנים, מהווה שער כניסה פתוח לרווחה וחוויית "רואים אותי" לעובד הנקלט, ונותנת תמיכה משמעותית למנהל הקולט.
2. התייחסות גם לחלקים רכים בתהליך הקליטה: מתכללת גם קליטה חברתית של Mentor & Buddy, ותפיסה שהלימוד הוא חשוב בכל שלבי העבודה. 
3. מאפשרת שותפות בתהליכי יצירה וצריכת התוכן: של מומחי התוכן, מנהלים ואפילו העובדים עצמם.
4. מייעלת את תהליכי הלמידה: באמצעות "מיחזור", הנגשה ושיתוף של חומרים, קיצור הזמן עד שעובד הופך ליעיל וייצרני.

תהליך יצירת הפלטפורמה

כדי ליצור שינוי יסודי ברמת החברה בנושא קליטת העובדים, וליצור פלטפורמה רחבה  הנשענת על הבנה מעמיקה בהקשרים הארגוניים ובמרחב הדיגיטלי, הוקמו שני צוותים: צוות מוביל – במחלקת למידה, שכלל גם מנהל מוצר; צוות מייעץ – שכלל  12 סמנכ"לים מכלל החטיבות העסקיות, על מנת לתת כיוון לפרויקט לאורך שלבי הפיתוח וההטמעה. תשעה ירחי לידה לקחו לפלטפורמה מהגייתה עד עלייתה הראשונה לאוויר ביוני 2022. 

השפעה – שינוי תרבות ארגונית: 

תרבות: היום, שנה אחרי השקת הפלטפורמה, קשה להעביר במילים את השינוי העמוק שעשתה Amdocs U בחברה. ממצב בו כל תת יחידה מנהלת את קליטת העובדים שלה בצורה פרטנית ומפוזרת, למצב בו כל הידע הארגוני נגיש לכולם ובר שיתוף. הקליטה וההכשרה  הפכה להיות מדידה, יעילה וחדשנית. 

ניוד: כ- 20% מהניודים הפנימיים בתוך החברה משתמשים במערכת בעת קליטתם בתפקיד החדש. 

צמצום דרמטי בשיעורי העזיבה של עובדים בשנה הראשונה: הצטמצמה בכ- 80% עזיבתם של עובדים בשנה הראשונה. 

Amdocs U שמה את חטיבת משאבי האנוש בקדמת הבמה הארגונית בתחום קליטת העובדים. הנוכחות והמשמעות של התוכנית העלתה את קרנם וחידדה את הרלוונטיות של צוותי משאבי אנוש בכל תהליכי הקליטה. 

עמידה ביעדי הטמעת המערכת: הצלחת Amdocs U  – הינה מעל הצפיות! עלינו לאוויר עם 80 תוכניות למידה לתפקידים המרכזיים בחברה. כיום, שנה לאחר מכן, המערכת מכילה כ- 250 תוכניות למידה שמקיפות כ- 80% מכלל התפקידים בחברה.  Amdocs Uהפכה לחלק משגרות הקליטה באמדוקס. 

חדשנות ויזמה:  Amdocs U  מביאה חדשנות במספר רבדים:

• פלטפורמה חדשנית במהות, בתפיסה וביכולות. לא מצאנו מוצר קיים דומה או קרוב ביכולותיו ולכן פיתחנו אותו בעצמנו.
  בתהליך הפיתוח אימצנו מתודולוגיות מתחום ניהול המוצר. 
• תפיסה רב תחומית בתהליכי התכנון, העיצוב והפיתוח – בהתאם בנינו צוות מוביל שכלל מנהל מוצר, מנהלת פיתוח למידה ומנהל פרוגרמה.
• אופן הטמעת הפלטפורמה בארגון עשתה המהפכה בתהליכי קליטת עובדים. יצרנו תהליך חוצה חברה שעירב אנשים וצרכים מכל החטיבות העסקיות, מכל הדרגים, לכל אורך הדרך. 
• חדשנות טכנולוגית: הפלטפורמה מבוססת טכנולוגיות ענן, דבר שמאפשר גמישות בכמויות התוכן, כמויות המשתמשים וחיבור קל של טכנולוגיות משלימות, כמו גם פרסונליזציה מבוססת בינה מלכותית ועוד.