תקופת משבר הקורונה זימנה לכל הארגונים בעולם התמודדות חדשה. גם לניהול המשאב האנושי הציב המשבר אתגרים לצד הזדמנויות יקרות ערך. גם אנחנו באגף משאבי אנוש של אסותא, הבנו שעלינו להגיב במהירות למציאות המשתנה.

למה הבערנו את המדורה? רקע, צורך, מטרות

אסותא מרכזים רפואיים הוא ארגון הבריאות הפרטי המוביל בישראל, המנהל מרכזים רפואיים מחיפה ועד באר-שבע. על-פי מודל דלויט להתמודדות ארגונית אפקטיבית, בחנו את עצמנו בשני צירים: ציר הארגון – התאמות שבוצעו בעבודה, בשגרות הניהול ובבקרת ההוצאות וציר התרבות והחוסן הארגוני – הקשר עם העובדים וניהול החלקים הרגשיים בהתמודדות עם המשבר. מיזם "נעבור את זה יחד" עוסק בחוסן הארגוני ובהיבטים של ניהול התקווה הארגונית, חיזוק המחויבות ובניית בטחון ואמון בקרב העובדים. החלטנו להפנות זרקור להתמודדות הרגשית של העובדים עם המציאות המורכבת, להמשיך לטפח את האמון והחיבור לארגון גם בתקופה זו ולדאוג לרווחת העובדים גם מרחוק. היות והפורטל הארגוני שלנו נגיש רק ממחשבים ברשת אסותא, הבנו שעלינו לפתח "באפס זמן" ממשק חדש כדי לתקשר עם העובדים, להעביר עדכונים והנחיות, ובעיקר להעניק ערך מוסף רגשי. החלטנו להבעיר במהירות "מדורת שבט" דיגיטלית ולהפיץ חום ארגוני גם בימים של ריחוק חברתי.

מה זרקנו לאש ואיך שמרנו על הגחלים לוחשות? תיאור היוזמה ותהליך ההטמעה

בשיתוף פעולה מלא של מחלקת הרווחה, מחלקת תקשורת פנים ארגונית ובתמיכת אגף מערכות מידע, העלינו לאוויר בתוך כעשרה ימים בלבד בחודש מרץ 20' את המרחב הווירטואלי "נעבור את זה יחד", הנגיש מהסלולרי ומבתי העובדים. במרחב ריכזנו מידע מקצועי ועדכונים שוטפים לצד תכנים עשירים ומתחדשים מדי יום, שניהלו את התקווה הארגונית, חיזקו את המחויבות והמחוברות של העובדים ותרמו לבניית בטחון ואמון בקרב העובדים. במקביל, הפכנו את המרחב לאינטראקטיבי ועודדנו את העובדים ובני משפחותיהם לקחת חלק פעיל באמצעות אתגרים והפעלות, במיוחד לקראת חגים ומועדים שכמותם היו רבים במהלך הגל הראשון של המשבר. המרחב הפך לערוץ חי ונושם, שסייע לעובדים לשמור על אופטימיות, הומור וליצור תחושת יחד מגבשת. המרחב הוטמע בתהליך מואץ, שנוהל באופן אייג'ילי שהותאם למציאות של ארגון בריאות בימים מורכבים למערכת הבריאות כולה, למדינת ישראל ולעולם. תהליך ההטמעה כלל שלושה שלבים: שלב האפיון והפיתוח הטכני שבוצע INHOUSE, שלב יצירת תשתית התוכן ושלב ההשקה ובניית הרגלי צריכה בקרב העובדים – אשר בוצעו על ידי צוות הפרויקט באגף משאבי אנוש, בסיוע מינימלי של ספקים קטנים בתקופה בה המשק כולו הושבת. ההטמעה כולה נמשכה כעשרה ימי עבודה בלבד.

שומרים על גחלת מחוברות העובדים מרחוק- חדשנות ברעיון וביישומו

עם תחילת מגפת הקורונה פעילות הרווחה השוטפת הופסקה באחת, אך מחלקת הרווחה השכילה לשנות את ה-mindset ולהתאים מיידית את הרווחה למציאות הריחוק החברתי. בעוד שארגונים רבים העבירו לעובדים תכנים, הרצאות וסדנאות חד פעמיות, אנו הבנו מיד שאופי העבודה והתרבות הארגונית שלנו אינם מתאימים לפתרון השכיח. באסותא כ-3,000 עובדות ועובדים שכירים המשתייכים לסקטורים תומכי רפואה בייצוג גבוה לנשים – המהוות למעלה מ-70% מהעובדים. 80% מעובדי אסותא עובדים במשמרות, ולחלק גדול נגישות חלקית למחשב. לכן, תפרנו פתרון בעצמנו המתאים למידות העובדים שלנו – צילמנו, כתבנו והעלנו למרחב תכנים רבים ומגוונים, אותם כל עובד יכול לצרוך מתי, היכן וכמה פעמים שהוא רוצה. התוצאות מדברות בעד עצמן: מראשית חודש אפריל ועד לראשית חודש יוני 20', היו במרחב כ-5,000 ביקורים, שבוצעו על-ידי 2,434 Unique Users, כאשר 70% מהכניסות בוצעו מהטלפונים הניידים. תוך כדי תנועה ולנוכח הניסיון שנצבר והתגובות, נוכחנו להבין שיצרנו חדשנות הן ביחס לעצמנו והן ביחס לארגונים אחרים סביבנו. יצרנו במהירות עצומה ערוץ תקשורת הנגיש מכל מקום, השונה במהותו ובהתנהלותו מהאופן בו נהגנו לתקשר עד המשבר עם העובדים.

המרחב היווה מקפצה דיגיטלית באופן התקשורת עם העובדים – מספר הכניסות וההיענות למהלכים האינטראקטיביים, הוכיחו שהצלחנו לזהות ולמלא צורך חזק ולהשפיע הן על החוסן הארגוני והן על מעגלים רחבים יותר, כמו בני משפחות וספקים. בימים אלה אנו נמצאים בעיצומו של תהליך אפיון פלטפורמה סלולרית לקשר ישיר ודיאלוג עם העובדים מכל מקום.  אנו לומדים מדי יום את האירוע הממשיך להתגלגל גם בימים אלה, לשאול את עצמנו מה למדנו, באיזו דרך ימשיך המשבר להשפיע עלינו בטווח הקצר, הבינוני והארוך, וכיצד אנו ערוכים וצריכים להמשיך להיערך לכך.