משבר הקורונה פגע משמעותית בענף התעופה, ואל על לא הייתה יוצאת דופן. אל על, חברת התעופה הלאומית של ישראל, נתקלה בקשיים רבים בעקבות המגפה העולמית, כולל שיבושים תפעוליים, ירידה בביקוש לטיסות ואובדן הכנסות. כדי לצלוח תקופה מאתגרת זו, נקטה אל על צעדים אסטרטגיים שמטרתם  הייתה לייצב את החברה, כגון צמצום צי המטוסים, ויישום תוכנית התייעלות שכללה פיטורים של 1,800 עובדים.

תחילת 2022, עם ההתאוששות המהירה של ענף התעופה, אל על ניצבה בפני אתגר משמעותי נוסף – גיוס מיידי של 1,750 עובדים. האתגר שניצב בפני משאבי אנוש, המחסור בכוח אדם לניהול התהליך וחוסר במערכות תומכות,  לצד התמורות והשינויים שחלו בעולם התעסוקה בעידן שלאחר הקורונה, הביאו אותנו להבנה כי יש לשנות את צורת הגישה והחשיבה ולהתאים עצמנו למציאות המשתנה וזאת כדי "לנווט" בהצלחה בעולם התעסוקה המשתנה והמתפתח.

להפוך חולשה לעוצמה גדולה

אחת מנקודות החולשה שזיהינו הייתה תהליך האונבורדינג של עובדים הנקלטים לארגון. בעבר, תהליך הקליטה לארגון נעשה באופן ידני, מסורבל ולא ידידותי (סט קליטה של כ -30 עמודים). התהליך הידני בתוספת כמות המועמדים הרבה, והמחסור בכוח אדם עקב משבר הקורונה, הניעו לאפיון ויישום תהליך אונבורדינג דיגיטלי.

מטרות מערכת האונבורדינג:

• שיפור חווית המועמד– הנגשה מראש של מידע מקיף לגבי זכויות, תרבות החברה, ערכיה ויעודה. הפיכת המועמדים למעורבים ומעודכנים בכל שלבי הקליטה לארגון. 

• שיפור היעילות –הפחתת הנטל האדמיניסטרטיבי על משאבי אנוש והפיכת משימות שונות, כגון איסוף מידע על עובדים, איסוף אסמכתאות ושיתוף הצהרות ונהלים חיוניים – לקלים.
• מעקב ובקרה –קבלת תמונה מלאה ומהירה לגבי המועמדים והשלב בו הם נמצאים בתהליך, זיהוי צווארי בקבוק ונושאים הדורשים חידוד ושיפור.
• חיסכון בעלויות – על ידי דיגיטציה ואוטומציה של תהליכים ידניים והפחתת השימוש בניירת. 
• עמידה בנהלים, דיוק– איסוף מסמכים ונתונים באופן אוטומטי ודיגיטלי.
• הגנה על פרטיות המידע – התהליך המקוון מתקיים במערכת, שהכניסה אליה נעשית אחרי שלבי אימות. המידע של המועמד חשוף למספר אנשים מצומצם ואין כמעט חשש מ"זליגה". 

תהליכי עבודה עיקריים:

• הערכת צרכים, ניתוח יסודי של תהליך הקליטה הקיים וזיהוי נקודות חולשה.
• הגדרת מטרות ויעדים, הסתכלות רחבה ולמידה מתהליכי קליטה בארגונים אחרים (באנצ'מארק).
• רתימת כל בעלי העניין (HR, IT ואנשי הספק המבצע) להצלחת הפרויקט. עריכת תיאום ציפיות ותקשורת טובה.
• אפיון מדויק  – הגדרה מראש מה MUST TO HAVE ומה NICE TO HAVE. 
• ביצוע בדיקות מקיפות, לצד העובד וצד המועמד. לא מתפשרים על דברים חשובים, גם אם מדובר בעיכוב בעלייה לאויר. 
• הדרכות לצוות הגיוס ומשאבי אנוש וקבלת פידבק לפני עלייה לאויר

תוצאות והישגים מרכזיים:

• •  1,130 עובדים חדשים ביצעו בהצלחה את תהליך האונבורדינג באמצעות המערכת בפרק זמן של 9 חודשים מעלייתה לאויר.

• שיפור מתמיד של חווית המועמד ויצירת מעורבות – "ספרו לנו מה אתם חושבים"- בסקר אנונימי שנערך בקרב מועמדים שנקלטו לארגון 92% מהנשאלים דיווחו על שביעות רצון במידה רבה מהמערכת, 87% דרגו במידה רבה מאוד את קלות השימוש וההתמצאות במערכת ו- 81%  השיבו "לא" לשאלה האם ימליצו על שיפורים או תכונות נוספות למערכת כדי לשפר את החוויה הכוללת. 

• משך הזמן שהוקדש לתהליך הקליטה נחתך ב- 50%.
• הופסק השימוש בניירת הקשורה לתהליך לחלוטין. 90% מהמועמדים החדשים בחרו לקבל תלוש אונליין במקום מודפס.
• שיפור דרסטי בעמידה בנהלים, דיוק ואמיתות הנתונים. 

לסיכום, הטמעת מערכת אונבורדינג לקליטת מועמדים הביאה איתה בשורה אמיתית לאל על. מערכת האונבורדינג חוללה מהפכה בתהליך הקליטה על ידי החלפת משימות ידניות שחוזרות על עצמן, בזרימת עבודה אוטומטית, יעילות, סטנדרטיזציה והחשוב ביותר- חוויית המועמד.