הרעיון

שיפור חווית קליטת המועמד החל משלב הגיוס, תהליך הקליטה והכניסה לארגון תוך התייעלות ארגונית. המטרה הינה להתאים את עצמנו לעולם העבודה בדינאמי ולספק פתרונות חדשניים.

הצורך

כדי להבין את עוצמת ההשפעה של השינוי שעשינו, עלינו להבין את המציאות שלנו והתהליכים לפני השינוי

מערכות – עבודה על מספר מערכות שונות בתהליכי הגיוס וקליטה. חוסר ממשקים בין המערכות

טפסי קליטה – היו ידניים והצריכו הגעה למטה לצורך מילוי וחתימה, זמן רב של צוות הגיוס הושקע התהליך ההחתמה כאן כן שימוש רב בניירת.

מנהלים – לאחר החתמת טפסי הקליטה למנהל הקולט היו תהליכי אדמיניסטרציה רבים, מעבר על לומדות, נהלים וכו'. הדברים לא היו מסודרים מספיק וחלקם ידניים ובמערכות שונות מה שגרם לבזבוז זמן למנהל ולעיתים גם לפספוסים.

חוויות קליטת העובד – כיוון שאנו פרוסים בכ 30 נקודות בארץ, הקשה על החיבור לעבוד מרחוק, הקשר היה רק עם המנהל ופחות לארגון

מה שלום העובד – חוסר יכולת שלנו לבדוק סטטוס של עובד בחודש הראשון שהוא קריטי לקליטה.

המטרות 

התאמת חווית הקליטה לעידן הטכנולוגי, שיפור חווית המועמד עוד בשלבים הראשונים, ייעול משאבי זמן צוות הגיוס, ייעול משאבי זמן מנהלים, ייעול סדר והתממשקות נכונה של המערכות, דיוק חווית קליטת המועמד לארגון, בדיקת דופק שביעות רצון של עובדים חדשים לצרכי שיפור ושימור

ועם כל מה שנאמר כאן, אחד הדברים המשמעותיים היה להמשיך ולשמור על הקשר האישי שאין לו תחליף והוא קריטי תמיד, בטח בתהליך של כניסה למקוום חדש.

תיאור הפרויקט

בשלב זה בחרנו את העוגנים בהם נטפל, נשנה, נייעל. להלן שלושת העוגנים

1. בניית תהליך קליטה דיגיטלי  
2. תהליך קליטה חוויתי באמצעות האפליקציה 
3. בניית תהליך בקרה דיגיטלי למנהל    

עוגן ראשון – קליטת עובד באופן דיגיטלי

פתרון זה מקל משמעותית כל צוות הגיוס, רכזות מש"א והשכר:

• חיסכון משאבי זמן ניירת 
• מניעת טעויות

כל תהליך הקליטה כולל החתמה על הטפסים, העלאת מסמכים, מידע טופס 101 נעשה מרחוק ובאופן דיגיטלי על ידי העובד

בקרה – לצוות הגיוס ישנו דשבורד חכם המאפשר שליטה ובקרה בזמן אמת על סטטוס הקליטה של כל עובד ובנוסף אפשרות לשלוח תזכורת.

עוגן 2 – תהליך חוויתי לקליטת עובד חדש

לאחר שהעובד סיים את השלב של הקליטה הדיגיטלית ומילוי כלל הטפסים, הוא מקבל הודעת SMS  להתחברות לאפליקציה הפנים ארגונית. לאחר אישור תהליך מתחיל לעבוד תהליך האוטומציה שכולל חודש של תהליך קליטה שכולו אינטראקטיבי . תהליך שמאפשר מחוברות, למידה ומקבע של המנהל ושלנו אחר העובד וכל זאת תוך התקדמות במשק הכולל סרטונים, למודות, הכר את הצוות ועוד

עוגן 3 – חדשנות בתהליך הקליטה למנהל

כדי לייעל את התהליך של קליטת עובד חדש ריכזנו את המשימות שעל המנהל לבצע עם קליטת עובד חדש, הכי חשוב, הצלחנו לפנות למנהל הרבה זמן של התעסקות ידנית ואדמיניסטרטיבית לטובת ליווי אישי של העובד בזמן הקליטה, לשיחות, להקשבה כי אין תחליף לליווי וליחס אישי תמיד ובטח בשלב הכניסה לארגון.

חדשנות ויוזמה 

עיקר החדשנות מבוססת על התפיסה של שילוב כלים טכנולוגים בכלל תהליכי הקליטה. כמו כן בכלל התהליכים ישנה חדשנות מחשבתית באופן הנגשת המידע. למעשה התאמנו את כלל תהליך הקליטה  לעולם העבודה הדינאמי, עולם בו עובדים מרחוק וסיפקנו בכל שלב פתרונות חדשניים שכולם נתמכים ע"י כלי טכנולוגי – חילן, אדם, אפליקציה, מערכות טפסים ייצרנו ממשק בין כולם שחוסך זמן רב בעדכוני נתונים ועבודה על מערכות וכמובן משפר את החוויה הן לעובד והן למנהל

הישגים ותוצאות

• העלאת תחושת מחוברות ושייכות של עובדים בחצי שנה הראשונה – שיפור משמעותי התוצאות המחוברות, 

עלייה של 18% בעובדים המחוברים בחצי שנה הראשונה !

• • הגברת המוטיבציות הגדלת פרודוקטיביות – עלייה בעמידה ביעדים לעובדים חדשים 

• חיסכון משאבי זמן הן בגיוס – זמן תהליך הקליטה של מועמד התקצר ב 50%

• חיסכון משאבי זמן ניהול – הזמן שמנהל הקדיש ברמה האדמיניסטרטיבית לעובד חדש התקצר בכ – 30% זמן ניהול יקר שבחלקו הוקדש לליווי אישי לעובד החדש, התוצאה מחוברות גדולה יותר והפחתת תחלופה 
• הפחתת תחלופה בחצי שנה הראשונה – שיפור אחוז התחלופה בחצי שנה הראשונה בכ 7% 

לסיכום ניתן לראות כי הצלחנו להשיג את כל היעדים והמטרות ששמנו לעצמנו ואף יותר.