עמותת לביא היא תאגיד החינוך של עיריית ירושלים. תחומי הפעילות של העמותה: ניהול פרויקטים חינוכיים בחינוך א-פורמלי, ניהול צהרונים-תכנית "ניצנים", הפעלה של אלפי מלווי ההיסעים בחינוך המיוחד, סיוע למנהלי מוסדות החינוך העצמי היסודי והעל יסודי בתחומים שונים, לרבות גיוס והעסקת עובדים ומורים,  הובלת פרויקט החינוך המוסיקלי ופרויקטים חינוכיים נוספים בשיתוף עם מנהל חינוך ירושלים. 

העמותה מעסיקה כ-7,500 עובדות ועובדים במגוון רחב של תפקידי חינוך והובלה לשלושת המגזרים העיקריים בעיר ירושלים: כללי, חרדי וערבי. העמותה מעניקה שירות מותאם לעובדים משלושת המגזרים הנ"ל ועושה מאמצים גדולים בכדי להעניק שירות מצוין לכל מגזר ותת-מגזר.
חזון העמותה: "העמותה מקדמת ומפתחת את החדשנות בחינוך ובקהילה בהתאמה למגזרים השונים ברחבי העיר. העמותה פועלת מתוך ערכים של שירות, מצוינות, הוגנות ושיתוף פעולה".

בעבר, תהליך דיווח נוכחות של העובדים התבצע באמצעות דיווח נוכחות ידני שבו העובד מציין את ימי ושעות העבודה שלו ע"ג טופס ייעודי, מנהלו הישיר חותם על גבי הדו"ח ומעביר לרכזת משאבי האנוש לצורך עיבוד וקליטה למערכות. התהליך כולו, של קבלת נתוני הנוכחות של אלפי עובדים, בוצע באמצעות מיילים, פקסים ואף הגעה פיזית למשרדי העמותה לצורך הגשת הדו"חות. רכזות משאבי אנוש ביצעו בדיקה "ידנית" של מאות דו"חות נוכחות כל אחת, לצורך עיבוד שעות העבודה והעברת המידע לאגף שכר. הדבר יצר עומס על אגפי משאבי אנוש ושכר, טעויות, אובדן חלק מדו"חות הנוכחות, צורך בתשלומי מפרעות, פער במעקב סדור וקשיי תקשורת ושיתוף פעולה בקרב הגורמים המעורבים בתהליך וכדומה. 

כחלק מחזון, מטרות העמותה ותפיסת השירות, הוחלט  לצאת למהלך מורכב מאוד של העברת  דיווחי הנוכחות למערכת מקוונות תוך אפיון מדויק של הצרכים, התפקידים והמגזרים השונים.  מטרת המעבר לדיווח נוכחות מקוון הינו פישוט התהליך, הנגשה, התייעלות, איכות שירות, צמצום טעויות, יכולת בקרה ומעקב, חסכון בנייר וקיימות, בדגש על התממשקות עם מערכת השכר.

התהליך

מערכת דיווחי הנוכחות נועדה בראש ובראשונה לייצר חווית לקוח למנהלים ולעובדים באמצעות מערכת מונגשת, ידידותית, מקוונת ולהקל על המורכבויות השונות.

לאחר תקופה של כשנה של עבודה על המערכת, אשר כללה אפיון מפורט ומדויק של צרכים, פיילוטים מול מספר פרויקטים ועדכונים של המערכת בהתאם תוך הקמת הסכמי עבודה שונים לכל אוכלוסייה, בחודש ינואר 2023 השקנו את העבודה  על המערכת ומאז ועד היום מדווחים למעלה מ -2,500 עובדים באמצעות אפליקציה, שעון נוכחות, אתר אינטרנט או חיוג למספר טלפון (לניידים כשרים) ודיווחי הנוכחות זמינים לצפייה ועדכון מכל מקום באמצעות הטלפון הנייד / המחשב.

המערכת מאפשרת לכל הגורמים הרלוונטיים בהליך דיווח הנוכחות של העובד, מהעובד עצמו, דרך ממנהל הפרויקט ועד לרכזת משאבי האנוש –  מעקב, בקרה ושקיפות מלאה. לאור העובדה ששעות העבודה מסתנכרנות למערכת מלהשכר,  ודוחות הנוכחות נסרקים לתיק האישי של העובד באופן אוטומטי הדבר חוסך זמן רב. כמו כן, העובד אינו נדרש להגיש פיזית את דו"ח הנוכחות שלו כפי שהיה בעבר אלא לאשר את דו"ח הנוכחות באמצעות הפורטל דבר שמייעל ומקל על התהליך ומונע אובדן של דו"חות נוכחות וטעויות בחישוב השכר. 

חדשנות

כחלק ממטרותיה של העמותה להעניק ללקוחותיה שירות מהיר מלא ומקצועי בעזרת שימוש בטכנולוגיות לשיפור חווית השירות והמקצועיות בעמותה, מערכת דיווחי נוכחות שמה את לקוחותיה במרכז, מייעלת תהליכי עבודה, מונעת טעויות ואף מאפשרת שקיפות מלאה לכל הגורמים בתהליך. אנו, כאמונים על ההון האנושי בארגון, חשוב להמשיך לשרת את לקוחותינו ועובדינו ולייעל תהליכים בתחום משאבי האנוש.

כידוע, ירושלים הינה עיר מעורבת ומורכבת עד מאוד, פרויקט זה של הטמעת מערכת נוכחות, טמן בחובו מורכבויות רבות גם הוא, שכן אפיון המערכת לקח בחשבון פתרונות יצירתיים לאוכלוסיות שונות, הן עובדים חרדים ללא טלפון חכם ויכולת איתור ((GPS , הן לעובדים ממזרח ירושלים ומעבר לקו אשר מתמודדים עם בעיות קשות של קליטה ותקשורת, הן עם הפעלת פרויקטים מאוד מוגדרים ומתוקצבים על ידי גורמים חיצוניים באופן שאינו מאפשר חריגה מהסכמים ותקציבים שהוגדרו לפרויקט ועוד סוגיות רבות ומגוונות.

אגף משאבי אנוש עסק במשך חודשים רבים באפיון מדויק ומפורט של כל אחת ממאות סוגי האוכלוסיות אשר מעסיקה העמותה, על מנת להתאים לו הסכם עבודה רלוונטי ולהטמיעו אל תוך המערכת כך שפרויקט מיכון מערכת הנוכחות יצלח בצורה טובה ויעילה.  

בימים אלו, אנו מתחילים לקטוף את פירות עמלנו ולראות את המערכת קורמת עור וגידים, וכן את השינוי התודעתי שנעשה אצל אלפי העובדים שלנו, אשר חוו קושי גדול במיכון תהליך דיווחי הנוכחות.