מכבי שירותי בריאות הנה הקופה השנייה בגודלה שמעניקה שירות רפואי ל כ 2.7 מיליון חברים . השירות פרוס בכל רחבי הארץ במתקני מכבי ובמרפאות עצמאיות של רופאים מחוץ למתקנים אלו . במכבי ישנם כ 6500 רופאים עצמאיים. בשנת 2022 היו כ 27 מיליון ביקורים אצל רופאים במכבי , מרביתם אצל רופאים עצמאיים. 

רופאי מכבי העצמאיים מעניקים כ 85% משרותי הרפואה בארגון. הם עוסקים בליבת העשייה הארגונית והם מרכזיים ומשמעותיים בפעילותם עבור חברי מכבי. לכן, אנו במחלקת סגל רופאים באגף מש"א רואים חשיבות גדולה לייצר עבורם מעטפת ארגונית תומכת, ללוות אותם ולהעניק להם חוויית קליטה וגיוס מיטביים.

התקופה של אחרי הקורונה הובילה לעליה חדה בביקוש לטיפול רפואי בכל מערכת הבריאות , עליה של לערך % 40 , מה שהוביל להפחתה בזמינות השירותים ולהגברת הצורך בגיוס רופאים נוספים .כל זאת בעידן של מחסור ברופאים ותחרות רבה בתוך מערכת הבריאות על המשאב זה. רופאים יכולים לעבוד במספר קופות והאתגר לחבר אותם לאסטרטגיה וליעדים של מכבי כמו גם לגרום לחיבור רגשי לארגון ולהיות מובילים בתחום , הוא אתגר אמיתי . 

במציאות הזו נוצר צורך מובהק לשפר ולקצר את תהליך הקליטה שהיה ידני , ארוך ומסורבל ולהפוך אותו לתהליך חדשני , קצר ודיגיטלי שימתג את מכבי כארגון מתקדם שכדאי לעבוד בו .  

המטרה : 

שיפור חווית הקליטה של הרופא/ה העצמאי וקיצור תהליך הקליטה 

גיוס רופאים איכותיים בהיקפים הנדרשים תוך התמודדות עם מציאות תחרותית .

חיזוק המחוברות וההזדהות של הרופא עם הארגון באמצעות ליווי זמין ואישי תוך חיבור ליעדים ולמטרות של מכבי . 

אז מה עשינו ?

העברנו את כל תהליך הקליטה , חתימה על ההסכם וליווי תומך של הרופא בחצי שנה הראשונה , לתהליך דיגיטלי , אוט' שמאפשר לקצר את התהליך הטכני ולפנות זמן לליווי וחיבור רגשי של הרופאים החדשים במכבי.

תיאור הפרויקט : 

את תהליך הקליטה ניתן לחלק לשלושה חלקים :

קליטה מינהלית – בעבר הרופא מילא טפסים באופן ידני , צילם ושלח מסמכים רלוונטיים והתנהל תהליך מסורבל בינו לבין מכבי לבדיקת הנתונים , וידוא תקינותם , החזרת מסמכים לא מלאים או עם פרטים חסרים והתמודדות עם מסמכים שהגיעו לא קריאים . 

כיום – הרופא מקבל לנייד סט של מסמכים דיגיטליים , ממלא אותם, מקבל הנחיה והכוונה לאלו פרטים לשים לב על מנת שלא להחסיר דבר , מצרף תמונות מהנייד ובלחיצת כפתור המידע מגיע למערכות מכבי ומוזן אוט' לסאפ .

קליטה חוזית – חתימה על הסכם התקשרות – בעבר הרופא קיבל למייל הסכם WORD  בן 30-40 דפים , הדפיס אותו , מילא פרטים וחתם במקומות נדרשים , כתב הערות ע"ג הדפים כולל בקשות לשינויים של סעיפים או הבהרות . סרק את המסמכים שנשלחו לרכזת סגל . לעיתים לא הגיעו כל המסמכים , לעיתים הגיעו לא קריאים , מושחרים , חתימות חסרות ובעיקר הערות רבות לשינויים כאשר כל הערה עברה בדיקה של הלשכה המשפטית ובאם אושר השינוי , עודכן ההסכם ונשלח שוב לרופא לבדיקה . 

כיום – הרופא מקבל לנייד ולמייל לבחירתו , הסכם דיגיטלי עם כל הפרטים שלו מוזנים . מקבל הכוונה היכן לחתום ובלחיצת כפתור מחזיר אותו למכבי . באופן הזה ירדו % 90 מהבקשות לשינויים של סעיפים בהסכם , והתהליך התקצר משמעותית.

קליטה חברתית וארגונית – בעבר הרופא קיבל מידע לגבי נהלי הארגון , המערכות הממוחשבות ואנשי קשר אליהם יכול לפנות לפי הצורך . לעיתים , בעיקר כאשר עובד במרפאה מחוץ למתקני מכבי , לא זכה לקבל ליווי רציף של המרחב בו עובד והמפגשים והממשקים מולו היו ספונטניים ועל בסיס  צורך נקודתי. 

כיום – הוגדר מסע ON BOARDING  לרופא חדש שמלווה אותו מהיום הראשון ולמשך חצי שנה ע"י שליחת מידע רלוונטי ואישי עבורו ובכלל זה אפשרויות למידה , הצטרפות לקבוצת ווטסאפ של רופאים בתחומו , הנגשה למערכת מכ"מ כולל יכולת ניתוח נתונים על היקף פעילותו ותגמול, יצירת קשר טלפוני מצד מנהלים במכבי במועדים קבועים , עריכת ביקורים בשגרה במרפאת הרופא ושאלון מה שלומך על מנת לקיים דיאלוג שוטף עם הרופא . 

בעתיד הקרוב – יתאפשר לרופא החדש , בהתאם לשיקול דעתו , להסתייע ולהתייעץ עם רופא עמית ותיק במערכת , בעל ידע וניסיון לתמיכה בכל הקשור לאופן העבודה בקהילה , תמיכה מקצועית ומתן מידע מהניסיון האישי שלו . 

שמנו לעצמנו למטרה לטפל טוב יותר באוכלוסיית הליבה של מכבי ואנחנו מאמינים שתהליכים אלו ממתגים אותנו כארגון חדשני ויעיל והופכים את הרופאים והרופאות שלנו לשגרירים של הארגון והכל לרווחת ושיפור השירות לחברי מכבי .