קבוצת אורון היא חברה ציבורית, בענף התשתיות והבניה בישראל. בפרויקט זה בחרנו להציג את תהליך כתיבת ספר התפקידים הארגוני של קבוצת אורון, בדגש על מתודולוגיה פרקטית לכתיבת מסמך הגדרת תפקיד בפורמט 4X4.

ספר התפקידים נבנה בהתאמה ל 3 חברות הבת, כל חברה מומחית בתחומה: אורון תשתיות ובניה, אורון נדל"ן-המגורים, אורון תעשיות. כמו גם קבוצת אורון הכוללת את מטה הקבוצה, מערכות מידע, רכש ולוגיסטיקה.

עד לתחילת 2021 היינו במצב של חוסר אחידות בהגדרות התפקיד בקבוצה. מצב שבו כל חברה כתבה באופן שונה את מסמך הגדרת התפקיד, וגם מה שהיה כתוב היה לא ממוקד ולא תאם את הצרכים העסקיים של החברה.

כמו כן היו חסרות הגדרות לכ 40% מהתפקידים. בנוסף לכך, מצאנו פערים בין הטייטלים ובין מה שבוצע בפועל בתפקיד, לבין מה שהוגדר במסמך. כך שהצורך לכתוב ספר תפקידים אחיד ומותאם לביזנס של הארגון, היה צורך נדרש והכרחי.

אגף משאבי אנוש לקח את היוזמה, בנה מודל ותהליך עבודה והטמיע אותו בכלל החברות ובמטה הקבוצה.

מטרת העל היתה יצירת ספר תפקידים מובנה, אחיד, פרקטי ונגיש לקבוצת אורון, אשר ישמש אותנו בתהליכי הרוחב בניהול מש"א וכחלק מכך:

1. ייעול הארגון ע"י יצירת סטנדרטיזציה ומיפוי מחודש בהגדרות התפקיד בקבוצת אורון. 
2. יצירת תבנית עבודה, באמצעות כלי פשוט ואג'ילי לכתיבת הגדרת תפקיד בפורמט  . 4X4 
3. קבלת תמונה לגבי הפערים המקצועיים הקיימים בתפקיד וצמצומם.
4. יצירת תשתית לתהליכי רוחב בניהול ההון האנושי בקבוצת אורון דוגמת מיון וגיוס, קליטה והערכת ביצועים.
5. שינוי השיח הארגוני סביב תפיסת הכשירות לתפקיד: יצירת הבנה בקרב מנהלים מגייסים כי יש תחומים שנוכל ללמד עובד חדש וכי נדרשת גמישות מחשבתית ביחס לגיוס וניוד פנימיים, בהתאמה לשוק העבודה המשתנה.

לצורך כתיבת ספר התפקידים יצרנו תבנית עבודה אחידה במודל 4X4, הכולל מיפוי של 4 משימות ליבה ו 4 תתי משימות בכל תפקיד, כך שנקבל ניתוח עיסוקים של העובד.

מיפינו את הגדרת התפקיד דרך המשוואה כי הגדרת תפקיד = כשירות + מיומנות

ערכנו מיפוי של המיומנויות הנדרשות לתפקיד,  קרי:

הניסיון המקצועי, ההשכלה וה DNA האישיותי שמביא עימו העובד.

יחד עם מיפוי הכשירות הנדרשת, קרי עד כמה העובד נמצא ב"כושר" ובעל יכולות לביצוע התפקיד:

הכוונה למיומנויות המתאימות שמביא עימו העובד, לביצוע משימות הליבה שהגדרנו.

ניתן להכשיר, ללמד ולשפר כשירות. יצירת הבנה בקרב המנהלים כי כשירות משתנה בעולם התעסוקה הדינאמי.

בתהליך כתיבת מסמכי הגרות התפקיד לקחו חלק מנכ"לים, מנהלי אגפים ומחלקות יחד עם סמנכ"לית מש"א ומנהלת ההדרכה. כל מנהל כתב את הגדרות התפקיד לצוותים שלו, בשיתוף והנחיה והדרכה של מנהלת ההדרכה, בפגישות אישיות ותוך בקרה של אגף מש"א. לצורך כך ערכנו הדרכות מנהלים ביחס למתודולוגיה החדשה ותוך 3 חודשים יצרנו ספר תפקידי ארגוני, פשוט ונוח לשימוש.

ספר התפקידים שלנו אג'ילי, גמיש לשינויים ומתאים לעולם העבודה המשתנה. 

הוא משמש אותנו כיום באופן יעיל ושוטף, בתהליכי רוחב במשאבי אנוש כמו גם בתהליכי מיזוג ושינוי ארגוני. 

מדובר במודל עבודה ייחודי לקבוצת אורון, שיכול לשמש בכל ארגון, בכל מגזר.