המנהל הקולט כפיבוט במסע העובד בשנה הראשונה

מכבי שירותי בריאות, ארגון הבריאות המוביל והחדשני בארץ, מונה כ-10,000 עובדים שכירים, כ-8,000 רופאים ומטפלים עצמאים וכ-1,000 עובדי מיקור חוץ, המספקים שירות רפואי איכותי ליותר מ-2.6 מיליון חברי מכבי. מכבי שירותי בריאות היא חלק מקבוצת מכבי – קבוצת ארגונים וחברות המציעים שירותים רפואיים ושירותים נלווים, בהסתכלות הוליסטית על צרכי החברים. 

מכבי שירותי בריאות הינה ארגון פרופסיונלי, בו פועלים יחד מקצועות ודיסציפלינות שונות, בפריסה גיאוגרפית רחבה, במאות מרפאות, מרכזים רפואיים, בתי מרקחת ומתקנים נוספים. המחבר בין כולם היא רוח מכבי וערכיה, המושתתים על עבודה מתוך שליחות ומשמעות, עבודת צוות ואמון בחוסן הארגון. 

במכבי כ-1,700 מנהלים בדרגים שונים, החל מראשי צוותים ומנהלי יחידות ועד לניהול בכיר. 

רבות דיברנו ועסקנו בחשיבות תהליך ה-ONBOARDING ובתועלות המיידיות והממושכות שלו לארגון ולעובדים. במכבי קיים תהליך זה כבר משנת 2019. במטרה לשפר את התהליך, לחזק את מחוברות העובדים החדשים ולשמר אותם, יצאנו לתהליך של דיוק ותיקוף המסע הקיים. בנוסף, לאחר שנתיים של עבודה מאומצת בתקופת הקורונה, חשנו כי קיים צורך להתייחס לתקופת הפוסט-קורונה, כאירוע משמעותי בגיוס ושימור עובדים. בשנת 2022, עם ההבנה שהקורונה איתנו ומשלמדנו לחיות לצידה בשגרה, ראינו כי נדרש שדרוג והתאמה של תהליכי הגיוס, הקליטה וה-ONBOARDING, כך שיתאימו למציאות החדשה בארץ בכלל ובארגון בריאות בפרט. 

הקמנו צוות עבודה רב מקצועי, שהורכב מנשות ואנשי מכבי, בדרגים, תפקידים וותק שונה. בחנו יחד את המצוי, הרצוי, הפערים והפתרונות לגשר עליהם. בעקבות עבודת הצוות והמלצותיו ולצד תהליך ONBOARDING הקיים במכבי, בחרנו במשאבי אנוש לשים דגש על המנהל הקולט, כדמות מפתח בתהליך, במחוברות ובהתאקלמות של עובד חדש, בדגש על השנה הראשונה. המנהל הקולט מהווה עבור כל עובד ובפרט עבור עובד חדש, מוביל מקצועי, חברתי ואישי, ומרכזיותו בחיי העובד בארגון משמעותית מאוד.

המסע למנהל הקולט, שנבנה כחלק חלק מה-ONBOARDING לעובד חדש ובאופן המשלים אותו, כולל מעטפת כלים ומידע, הבנויים על ציר הזמן של שנת העבודה הראשונה של העובד הנקלט, בצמתים מרכזיות בשנה זו. חלק מהכלים שולבו במסלול שהוקם במערכת הלמידה המנגיש סרטונים, רשימות, דגשים, טיפים, תבניות לשימוש וכלים נוספים, המותאמים לצמתים ולנקודות הזמן בשנה הראשונה. כלים נוספים זמינים למנהלים וכוללים סדנה יומית המתמקדת בשלבים שבין הגיוס לתום השנה הראשונה ואף מעבר לה, בהיבטי שימור; 2 סקרי עובד חדש, שמנותחים בשוטף, ומציגים תובנות וממצאים על הגיוס וההתאקלמות, באמצעותם אנחנו מיישמים שיפורים בתהליך כל העת; אוטומציה של הודעות ותזכורות למנהל הקולט על ציר הזמן, לשמירה על קשר, קישורים למידע נוסף ועוד.

לראשונה במכבי אנחנו מלווים את 1,700 המנהלים ומציעים להם תהליך הוליסטי הרואה את התמונה השלמה – מסע לעובד בשנה הראשונה, ONBOARDING, מסע למנהלים הקולטים לאורך השנה הראשונה והכל באמצעים זמינים ונוחים ובאוטומציה. התהליך שבנינו אחיד ומרכזי, הפונה למכנה המשותף הרחב של עובדים חדשים, ללא קשר לסקטור, תפקיד או דרג. כולם צריכים מנהלים קולטים שינהלו מהלב, בקשב, תמיכה, הכלה ואהבת אדם. לכן, בנינו תכנית הטמעה וחשיפה לכל המנהלים בארגון, המותאמת לגודלו ופרישתו הרחבה. 

הבחירה לבצע את האוטומציה על בסיס המידע הקיים בתיק העובד, ב-SAP, מובילה אותנו למהפכה בשני היבטים. ההיבט הראשון הוא יכולת לתת מענה להיקפי כ"א בארגון גדול כמו מכבי. פיתחנו תכנית חדשה, המבוססת על תאריך הקליטה ובה הוגדרו קבועי הזמן והאירועים האישיים והארגוניים בהם יופעל המסע לעובדים ולמנהלים, באופן אוטומטי. ההיבט הנוסף הוא היכולת להנגיש מידע רב יותר מבעבר. המנהל מקבל מידע הדרוש לו לפני קיום שיחה או מפגש עם עובדים חדשים, מבלי שיצטרך לפנות זמן לחפש את המידע. הפניות היזומות של המנהלים אל העובדים החדשים, הנובעות מהאוטומציה והמידע האישי, מחזקת את תחושת היחס האישי וה"רואים אותי". 

כולנו יודעים שעובדים עוזבים מנהלים. נשות ואנשי משאבי אנוש במכבי שירותי בריאות עוזרים למנהלים במכבי לנהל מהלב ולהפוך למנהלים שהעובדים בוחרים להישאר איתם.