onboarding לרופאים ומטפלים עצמאים

רקע ותיאור הצורך :

מכבי שירותי בריאות הנה הקופה השנייה בגודלה שמעניקה שירות רפואי ל כ- 2.7 מיליון חברים.

השירות פרוס בכל רחבי הארץ, חלקו ניתן במתקני מכבי שירותי בריאות ורובו- במרפאות עצמאיות של רופאים ומטפלים מחוץ למתקני מכבי. 

במכבי ישנם כ 6700 רופאים עצמאיים המעניקים כ-85% משירותי הרפואה בארגון  וכ-2,000 מטפלים עצמאים בתחומי עיסוק שונים. 

הרופאים והמטפלים העצמאים במכבי אינם חלק ממצבת עובדי מכבי , הם אינם מוגדרים "עובדי מכבי" וההתקשרות עימם אינה יוצרת יחסי עובד ומעסיק. 

נותני הישרות העצמאים בארגון עוסקים בליבת העשייה הארגונית והם מאוד משמעותיים בפעילותם עבור חברי מכבי. לכן, אנו במחלקת סגל רופאים באגף מש"א רואים חשיבות גדולה לייצר עבורם מעטפת ארגונית תומכת, ללוות אותם ולהעניק להם חוויית קליטה מיטבית שתשפיע על שביעות הרצון של נותן השירות העצמאי בארגון.

זהו משאב יקר שכולם מתחרים עליו ולכן חשוב לנו להשקיע בו כדי לגרום לחיבור רגשי , לתחושת שייכות ולהוביל בתחום עיסוקם. 

במציאות הזו נוצר צורך מובהק לשפר ולקצר את תהליך הקליטה שהיה ידני , ארוך ומסורבל ולהפוך אותו לתהליך חדשני , קצר ודיגיטלי שימתג את מכבי כארגון מתקדם שכדאי לעבוד בו .  

המטרות : 

תרומה לחיזוק המחוברות וההזדהות של עצמאים עם הארגון

שיפור חווית הקליטה של רופאים ומטפלים עצמאים

סטנדרטיזציה בתהליך הקליטה וליווי של רופא/ מטפל עצמאי חדש בארגון.

חיבור של נותן שירות עצמאי לרשת תמיכה ארגונית ומתן מענה לצורך בהתפתחות מקצועית

חיבור של מנהלים ועובדים לקליטת רופאים ומטפלים עצמאים

 

אז מה עשינו ?

העברנו את כל תהליך הקליטה , חתימה על ההסכם וליווי תומך של הרופא בחצי שנה הראשונה , לתהליך דיגיטלי , אוט' שמאפשר לקצר את התהליך הטכני ולפנות זמן לליווי וחיבור רגשי של הרופאים החדשים במכבי.

תיאור הפרויקט : 

הכנו תכנית onboarding המלווה את הרופא והמטפל העצמאי החדש שנקלט למכבי בחודשים הראשונים, כדי לחזק את החיבור הרגשי ולהוות כתובת לנותן השירות העצמאי בתקופה בה הוא לומד את הארגון ומתחיל להתמצא בו.

Onboarding   כולל מידע שנשלח לנותן השירות החדש ולמנהלים הרלבנטיים באזור אליו משויך.

ההודעות והמידע במסגרת התהליך החדש נשלחות בתאריכים מוגדרים מראש המתייחסים לתאריך קליטת נותן השירות העצמאי במערכת.

ההודעות נחלקות ל-2: 

הודעות מותאמות לרופאים ו-למטפלים עצמאים חדשים

והודעות למנהלים

  

בעבר נותן שירות עצמאי שנקלט קיבל מידע שאינו אחיד ובמקרים רבים לא ידע למי לפנות בתחומים שונים הקשורים לעיסוקו במרפאה עצמאית. המרחק הפיזי מהמרכז הרפואי של מכבי , המיקום במרפאה פרטית , חוסר במידע והיעדר כתובת בתקופה הראשונה להתקשרות עם מכבי גרם לתחושת "בדידות" במרפאה עצמאית של נותן השירות. היעדר תהליך אחיד ו"עוטף" והכרות עם הארגון בתקופה כל כך משמעותית השפיע גם על חווית הקליטה של רופאים ומטפלים עצמאים.

יצירת קשר עם נותן השירות החדש היתה נקודתית ולפי הצורך. כמו כן, לא תמיד כל הצוות ידע שנקלט רופא/ מטפל חדש במרחב בו עובד.

 

כיום יש תהליך ליווי מסודר שמחבר את נותן השירות העצמאי למרחב אליו שייך, לארגון ולעמיתים ותיקים יותר.

גם המנהלים שותפים לתהליך onboarding ומקבלים הודעות מותאמות.

 

ההודעות לנותן השירות כוללות:

הודעת welcome כולל מ ספרי טלפון חיוניים ליצירת קשר

מידע לגבי הטבות

ביצוע לומדות חובה

עולם הלמידה המקצועי וצירוף לקבוצות ווטצאפ

אנשי קשר לפניות בנושאים שונים

שאלון שביעות רצון/ הזמנה לשתף בחוויית הקליטה

 

ההודעות למנהלים כוללות:

תזכורת ביום הראשון ליצירת קשר עם נותן השירות כדי לברך

תזכורת להתקשר ולשאול על חווית הקליטה

תזכורת להתקשר לשאול לשלומו