שוק התעסוקה בישראל נמצא בעיצומה של מהפכה. מלווה אותנו האמירה בשנים האחרונות ששוק התעסוקה הפך ל"שוק מועמדים", בשונה משנים קודמות. השינוי החל במהלך שנת 2014, שינוי אשר הולך ומתעצם והופך את התחרות על כל מועמד למאתגרת יותר. בהתאמה גם אתגרי הגיוס הופכים להיות משמעותיים וגדולים יותר – לכל מועמד יש מספר הצעות ואלטרנטיבות, ובמקביל השיקולים בבחירת מקום העבודה משתנים גם הם.

כיוון שלמועמדים יש מספר הצעות כמעט בכל משרה, הם מחפשים גורמים אשר יסייעו להם בתהליך הגיוס ובבחירת מקום העבודה הבא שלהם. אחד מהערוצים שנותנים מענה מבחינת המועמדים הוא החברים שלהם – חברים שכבר עובדים ויכולים לכוון ולהמליץ. כך צמח ערוץ חבר מביא חבר להיות ערוץ גיוס משמעותי וחשוב בניהול השותף של יחידות הגיוס.

ניתוח שעשינו בלאומי קארד, הוביל אותנו למסקנה שטיפוח ערוץ חבר מביא חבר אינו מספיק ועלינו לחדש וליזום רעיון חדש שיעזור במאמצי הגיוס. לנגד עינינו עמדה הבנת הדרך שבה מועמדים מחפשים עבודה, ניתוח השיקולים ואופן הבחירה בארגון וכן השפה שיש לדבר עם המועמדים השונים. כל אלו הובילו אותנו להקמת קבוצת השגרירים.

קבוצת השגרירים היא קבוצת עובדים, אשר מעבר לעבודתם השוטפת הם שותפים של מאמצי הגיוס. החלטנו להתמקד בפעילות מולם בשתי מטרות. הראשונה קבוצת העובדים תספק קורות חיים ופרטי מועמדים ותהווה למעשה ערוץ גיוס נוסף, מעבר לשאר ערוצי הגיוס האחרים. הם מפרסמים את משרות החברה בערוצים השונים – רשתות חברתיות, פורומים בהם הם נמצאים, בתי כנסת, whatsup ועוד. המטרה השנייה – קבוצה העובדים תקדם את מותג המעסיק לאומי קארד בערוצים שונים, בעיקר באמצעות הרשתות החברתיות. השגרירים מהווים חלק ממאמצי הפרסום של מותג המעסיק לאומי קארד, מעבירים את המסרים – "למה כדאי לעבוד בלאומי קארד?" – שיווק פעילויות רווחה, אירועי למידה וכל נושא הקשור בחיי היום-יום בחברה.

בחירת העובדים בקבוצה בוצעה על ידי אנשי הגיוס בשיתוף מנהלים מהארגון. בחרנו לפנות באופן אישי לעובדים ספציפיים בעלי מאפיינים שונים. בחלק מהמקרים דובר על עובדים שזיהינו פעילות משמעותית ברשתות החברתיות השונות, במקרים אחרים בחרנו בעובדים סטודנטים לשיווק, ניו-מדיה ותקשורת. בנוסף, בחרנו עובדים פעילים בערוץ חבר מביא חבר אשר מספקים כמות גדולה של לידים / קורות חיים, רצינו לכוון עובדים אלו בצורה טובה יותר.

השקת הפרויקט בוצעה בצורה שקטה, באמצעות פנייה ישירה לעובדים באופן פרטני. לאחר שהעובדים הסכימו לקחת חלק בפרויקט, ביצענו מפגש קבוצתי להתנעת התהליך. למפגש היו מספר מטרות – הראשונה, להפוך את קבוצת העובדים המגיעה ממקומות שונים בחברה לצוות אחד בעל מטרה משותפות. השנייה היתה להציג בצורה קבוצתית את מטרת הפעילות, תיאום ציפיות הדדי – מה מצופה מהם לעשות ומה הם יקבלו מאתנו כדי להצליח ולהעלות רעיונות בצורה קבוצתית. המטרה השלישית היתה לתת כבר במפגש הראשון ערך מוסף לעובדים בפרויקט זה – הערך המוסף שהם יקבלו מעבר לתגמול הכספי היה מאד חשוב ומשמעותי לנו. בחרנו להעביר הרצאה בנושא "עשרת הדיברות לפוסט המנצח"- ההרצאה שתהווה צעד ראשון בכלים שיקבלו מאתנו.

הכלים בהם השתמשנו כדי לתקשר עם העובדים לא התבססו על כלים אירגוניים כגון מייל פנימי אלא על בסיס הטלפון הנייד – הקמנו קבוצת whatsup ייעודית לצורך הפעילות. השימוש בקבוצה איפשר לנו תקשורת מהירה ומיידית עם העובדים, יכולת לתת מענה גם מעבר לשעות הפעילות של החברה.

התקשורת והשיח עם השגרירים הוא אחד מהדברים החשובים והמשמעותיים בניהול הקבוצה. היכולת לכוון את העובדים למשרות הפתוחות, להגדיר על מה לעבוד ובאיזו משרה חסר לנו קורות חיים והשיתוף בהצלחות כאמור מהווה חלק משמעותי בשיח.

דגש נוסף בניהול הקשר מול השגרירים הוא לייצר להם דרך פשוטה להעביר את המועמדים, ניצלנו את האפליקציה הפנים-ארגונית שלנו להעברת פרטי מועמדים (גם אם אין קורות חיים למועמד). היה לנו חשוב שיוכלו להעביר את הפרטים בצורה מהירה וזמינה בכדי להקל עליהם.

כמובן שבהקמה וניהול של קבוצת עובדים העוסקים בפרויקט נוסף מעבר לתפקידם יש אתגרים רבים. אתגרים הקשורים בזמן שיצטרכו להשקיע, התגמול שיקבלו, כיצד מנהלים קבוצה זו בשוטף ועוד ועוד. אחת הנקודות המשמעותיות הייתה לייצר בידול של השגרירים אל מול שאר העובדים בארגון. המענה לשגרירים בנקודה זו טופל במספר דרכים – ליווי צמוד ואישי, עדכון השגרירים במשרות שנפתחות לפני שאר הארגון, הדרכות ייעודיות לקבוצה (למשל סדנת צילום בסמארטפון) קדימות לקורות החיים שהגיעו דרך השגרירים כך שטופלו לפני שאר קורות החיים האחרים ולמידת עמיתים בין השגרירים באמצעות הניהול השוטף שלנו. בנוסף ,החלטנו להעלות את תגמול השגרירים לסכום גבוה יותר לעומת שאר עובדי החברה.

כשיצאנו לדרך בהקמת קבוצת השגרירים, לא ידענו לצפות את התוצאות, אלו ערכים נקבל מקבוצה זו והאם העובדים ירצו לקחת חלק בפרויקט שכזה. התוצאות הגיעו במהרה והפתיעו אותנו לטובה. מספר חודשים ספורים לאחר העלייה לאוויר, קבוצת השגרירים הפכה לחלק משמעותי במאמצי הגיוס של החברה ולגורם חשוב בניהול הגיוס בחברה. אחוז המשרות המאוישות בלאומי קארד באמצעות עובד מביא חבר עומד כעת על 57% (לעומת 40% עובד מביא חבר לפי תחילת תכנית השגרירים) ו- 15% מכלל המשרות מאוישות באמצעות השגרירים. חשוב לציין שבתפיסת העבודה שלנו מול העובדים, עלינו "לעבוד" כל הזמן בערוץ חבר מביא חבר. זהו ערוץ חשוב שצריך כל הזמן לרענן ולפעול בדרכים שונות כדי לשמור על אחוזי גיוס גבוהים. באמצעות תכנית השגרירים הצלחנו לא רק לשמור על האחוזים בערוץ חבר מביא חבר, אלא אף להעלות אותם ולהביא לנתונים גבוהים ומוצלחים ביותר.

את האפקט וההשפעה של הצלחת הפרויקט ניתן לראות גם בעובדה שהגיעו אלינו פניות מעובדים שרצו להצטרף לקבוצת השגרירים, למרות שלא תקשרנו את הפרויקט באופן נרחב בארגון – זו בהחלט נקודה שנרצה לטפל בה בהמשך – תקשור רחב של הקבוצה, מתן פרויקטים משמעותיים יותר לשגרירים ועבודה נרחבת יותר על חיזוק מותג המעסיק לאומי קארד.

השגרירים מהווים חלק מתפיסת "ארגון מגייס" בלאומי קארד. נכון להיום ניהול הקבוצה הפך לחלק בלתי נפרד ממאמצי הגיוס ולמעשה הפך מפרויקט לניהול שוטף. ייחודו של הפרויקט נעוץ בפשטות היישום שלו – השילוב בין הבנת השוק, ניתוח המגמות, ניתוח הסיבות המשפיעות על מועמדים, מה מחבר עובדים לארגון והניהול השוטף בתפיסת win-win-win (מועמד-עובד-ארגון) הם אלו שגרמו לפרויקט זה להצליח באופן שעלה מעל ומעבר לתחזיות.