רקע

עמותת לביא היא תאגיד – חברת בת של עיריית ירושלים ופועלת כזרוע הביצועית של מינהל חינוך ירושלים בפרויקטים חינוכיים בעיר. בעמותה מועסקים בממוצע כ-6,200 עובדות ועובדים במגוון רחב של מקצועות חינוכיים בשלושת המגזרים העיקריים: כללי, חרדי וערבי. העמותה מעניקה שירות לעובדים משלושת המגזרים הנ"ל ועושה מאמצים אדירים בכדי להעניק שירות מותאם לכל מגזר.

חזון העמותה: "העמותה מקדמת ומפתחת את החדשנות בחינוך ובקהילה בהתאמה למגזרים השונים ברחבי העיר. העמותה פועלת מתוך ערכים של שירות, מצוינות, הוגנות ושיתוף פעולה".

במהלך חודש מרץ, בעקבות התפשטות מגפת הקורונה, נתקבלה החלטה לסגור את בתי הספר והמסגרות החינוכיות השונות. החלטה זו השפיעה על העמותה באופן ישיר, ונאלצנו להוציא לחל"ת כ- 5,000 עובדים. במקביל, מאות עובדים עבדו במשך תקופה מהבית במשמרות/קפסולות.

התהליך- משבר ה"קורונה" אילץ אותנו, לצד פיטורים המוניים והוצאת עובדים רבים לחל"ת, לחשוב על פתרונות יצירתיים ומעבר מהיר וניכר למגמה של עבודה מהבית. נדרשנו לחשוב על פתרונות מהירים ופיתוחים דיגיטליים וטכנולוגים, על מנת ולאפשר לעובדים לעבוד מהבית ובכדי להפוך את העבודה מהבית לחלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית.

התהליך

כאמונים על ההון האנושי היה חשוב לתת מענה לצרכי הארגון בשילוב צרכי הפרט בצורה מקצועית וברגישות מקסימלית ולכן ביצענו מספר פעולות על מנת להקל על הלקוחות שלנו בתקופה משברית זו:

1. הרחבנו את שעות המענה הטלפוני לעובדים, ביצענו הדרכות טלפוניות לעובדים מהמגזר החרדי ומהמגזר הערבי למילוי משותף של הבקשות לדמי אבטלה ומיצוי זכויות של היוצאים לחל"ת.
2. הפצנו מידעונים לעובדים ומנהלים בנושא חל"ת קורונה, הוכן קובץ של שאלות ותשובות נפוצות בנושא חל"ת עם קישורים שימושיים למוסד לביטוח לאומי וללשכת התעסוקה.
3. במידעון נוסף שהפצנו למנהלים ניתנו טיפים על 'ניהול מרחוק', מידעון זה איגד בתוכו עצות וטיפים למנהל, בעת ניהול עובדים מרחוק, מה נכון לעשות, כיצד כדאי לשמור על קשר עם העובדים, וכיצד לייצר תפוקות עבודה רצויות, גם בעבודה מרחוק.
4. כחלק ממימוש החזון של העמותה, ביצענו התאמות ייעודיות למגזרים בליווי התהליך של היציאה לחל"ת ועבודה מהבית ולכן בוצע רכש מחשבים ניידים והתאמתם בהתאם להנחיות רבנים עם התקנת מערכות רלבנטיות לעבודה בלבד עם מידור וסימון תכנים שאינם מאושרים. חיבור לרשת wi-fi זמנית. ניפוק טלפון חכם וכשר לטובת השתתפות בישיבות zoom.
5. בנוסף, לאגף משאבי אנוש, כמוביל וכשותף אסטרטגי בהנהלת הארגון, היה חשוב להעביר לכלל העובדים שלנו מסר "אנחנו עדיין ביחד" .יצרנו בזמן קצר, סרטונים בשפה עברית ובשפה ערבית, בהם מנכ"ל העמותה, מר ארנון איקן, פונה באופן אישי לעובדים ומעביר גם הוא את המסר "אנחנו עדיין ביחד".

חדשנות

כעמותה שלא היה נהוג בה "עבודה מרחוק" היה עלינו ליישם מעבר חד ומהיר לתצורה של עבודה מרחוק, דבר המצריך שינוי תפיסה, הן בהתנהלות היומיומית, אופן חלוקת המשימות, והן בתרבות הניהולית בעמותה.

כארגון הפועל בעיר ירושלים ומעסיק עובדים מאוכלוסיות שונות ומגוונות אולי אף יותר מכל ארגון עסקי, מצאנו כי יש לנו אחריות תאגידית בהיבט הנגשת מיצוי הזכויות למגזרים השונים, על רקע קשיי שפה, טכנולוגיה: ללא מחשבים, טלפונים ללא אינטרנט, ולוודא שאף עובד שלנו לא יפגע על רקע הפערים.